Dokumentenlenkung Iso 9001

2. 4 Kontrolle der Aufzeichnungen, dies wird durch die ISO 9001 festgelegt. Ich möchte Sie um Hilfe bei der Dokumentenkontrolle bitten. Die Dokumentenkontrolle nach DIN EN ISO 9001 mit BITqms.

Qualitätsmanagementdokumentation ISO 9001

Für viele Anwender eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 gilt bei der QM-Dokumentation: "Es kommt nicht auf die Quantität an! "Nicht nur die Qualität der Dokumente, sondern auch ihre Zweckmäßigkeit, Funktionsfähigkeit und Durchschaubarkeit - auch im Hinblick auf die Dokumentenkontrolle - sorgen für eine hohe Anerkennung bei Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Es ist hervorzuheben, dass die DIN EN ISO 9001 ein "Dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem" verlangt - und nicht ein "Dokumentensystem" (was ein großer Vorteil ist!).

Informieren Sie sich, mit welchen Basisstrukturen Sie eine entsprechende QM-Dokumentation und Dokumentenkontrolle im Sinne Ihres Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 erstellen können! Beispielsweise übernimmt die QM-Dokumentation Quality Management ISO 9001 folgende Aufgaben: Die Einhaltung der vertraglichen Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem ISO 9001 ist für Außenstehende nachweisbar. Anhand der QM-Dokumentation werden die Prozesse für die eigenen Personen - vor allem für neue Mitarbeitende - durchschaubar.

Wie bereits erwähnt, erfordert die ISO 9001 die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems. Das Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 ist in verschiedene Hierarchieebenen unterteilt: Größere Unternehmen können eine kompliziertere Dokumentations-Hierarchie aufstellen. - weitere von der Gesellschaft definierte Forderungen zu unterzeichnen. In jedem Fall haben Sie im Bereich der Aufbewahrungspflichten, die durch den gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben festgelegt sind, kaum eine andere Möglichkeit.

Dokumentenkontrolle und Aktenkontrolle im Sinne der QM-Dokumentation ist für jedes Management-System, aber auch für die Nachweisführung unverzichtbar. Erst auf diese Weise können die Belege jederzeit vom Benutzer wiederverwendet werden. Um sicherzustellen, welches der Belege zu welchem Termin Gültigkeit hatte, muss auch eine klare Dokumentenkontrolle sichergestellt sein.

Rekorde sind oft ein Beweis dafür, wie etwas oder was getan wurde. Die Aufnahmen müssen daher ebenso wie die Unterlagen einer Dokumentenkontrolle unterzogen und entsprechend den festgelegten Spezifikationen abgelegt werden. Dies ist zwar für jedes einzelne Betrieb möglich, dennoch stellen die entsprechende QM-Dokumentation Qualitätssicherung / Dokumentenkontrolle in der Betriebspraxis viele mit der Aufgabenstellung betraute Personen vor große Herausforderungen.

Neben den unterschiedlichen Arten von Dokumenten und Akten sind auch die unterschiedlichen Archivierungsverpflichtungen eine gut geplante, durchzuführende und zu überwachende Tätigkeit. Wie sieht die ISO 9001-Norm zur Dokumentenkontrolle / QM-Dokumentation aus? Wenn Sie den Unterscheid zwischen einem Beleg und einem Datensatz suchen, bezeichnet ISO 9001 die Ausdrücke so:?

Urkunde, Informationen und Medium. Eine Reihe von Unterlagen, z.B. Leistungsverzeichnisse und Unterlagen, wird oft als "Dokumentation" bezeichne. Manche Forderungen (z.B. die Lesbarkeitsanforderung) betreffen alle Dokumenttypen, obwohl es unterschiedliche Forderungen für die Spezifikation (z.B. die Forderung, durch Überarbeitung zu überwachen ) und die Unterlagen (z.B. die Forderung, zugänglich zu sein) gibt.

Protokolle können im Zuge der QM-Dokumentation verwendet werden, z.B. zum Nachweisen der Rückführbarkeit und zum Nachweisen von Nachweisen, Präventivmaßnahmen und Gegenmaßnahmen. In der Regel müssen Datensätze nicht durch ein Audit überwacht werden. ISO 9001 stellt die Voraussetzungen für die Dokumentenkontrolle detailliert dar. Vor der Ausstellung sind Unterlagen zu prüfen und gegebenenfalls zu erneuern und zu prüfen, Veränderungen und der derzeitige Revisionsstand der Unterlagen zu vermerken, geltende Versionen der betreffenden Unterlagen müssen an den entsprechenden Verwendungsstellen vorhanden sein, Unterlagen müssen leserlich und leicht identifizierbar sein, eine ungewollte Nutzung von veralteten Unterlagen muss vermieden werden und die Unterlagen müssen entsprechend markiert sein, wenn sie aus irgendeinem Grunde beibehalten werden.

Nach ISO 9001 stellt die Dokumentation eine besondere Art von Dokument dar und muss gemäß den Vorgaben der ISO 9001 verwaltet werden. Dementsprechend müssen Unterlagen, die die Einhaltung der Forderungen und das effektive Wirken des Qualitätsmanagementsystems ISO 9001 belegen, einer Dokumentenkontrolle unterzogen werden. Auch hier soll die Einrichtung ein Vorgehen zur Festlegung der erforderlichen Massnahmen zur Identifizierung, Speicherung, zum Schutze, zur Abrufbarkeit und Speicherung von Unterlagen und zur Entsorgung von Unterlagen einführen.

Die Unterlagen müssen leserlich, leicht identifizierbar und abrufbar sein. Kostenloser E-Learning-Kurs: Sie möchten eine Einführung in das QM? Bestehen Sie den kostenlosen E-Learning-Kurs Quality Management ISO 9001 und erhalten Sie einen ersten Einblick in die QM-Grundlagen. In verschiedenen Kurzfilmen und interaktiven Wissensmodulen erlernen Sie die Grundsätze der ISO 9001.

Für viele Firmen ist es schwierig, handels- und steuerrechtlich bedeutsame Informationen und Unterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren. Eine langfristige Speicherung in Papierform und Dateien wird durch die zunehmende Zahl digitaler Dateien nicht unbedingt ermöglicht. Infolgedessen wird die digitale Speicherung immer wichtiger. Der Archivierungsprozess im Blick behalten?

In vielen Betrieben ist in einer besonderen Betriebsanweisung festgelegt, welche Akten oder Belege wo und wie lange aufbewahrt werden. Abteilungs- bzw. bereichsspezifische Untergliederungen erleichtern oft die Übersichtlichkeit der entsprechenden Akten und Sätze. Außerdem muss eine klare Liste darüber erstellt werden, welche Unterlagen wann und wo Gültigkeit hatten oder haben.

Die Belegsteuerung ist und bleibt umso benutzerfreundlicher für den Sachbearbeiter, je leichter und klarer sie dargestellt wird. Praktisch ist hier die Verwaltung und das Mapping über eine "Dokumentenmatrix". Dies ist eine simple Excel-Datei, die alle möglichen Dokumente und Aufnahmen für jede Registerkarte anzeigt und Ihnen dadurch eine optimale Grundlage für Ihre Dokumentenkontrolle gibt.

Für Dokumente im Sinne Ihrer QM-Dokumentation Quality Management ISO 9001 werden hier neben dem Änderungsstand und dem Gültigkeitszeitraum auch der Ablageort und der Archivierungszeitpunkt ermittelt. Datensätze werden in abteilungs- oder fachspezifischen Gruppierungen definiert. Archivieren in Papier- oder Elektronikform? Obwohl das deutsche Handelsgesetzbuch eine ordnungsgemäße Aufbewahrung vorschreibt, gibt es kein Ablagesystem, weshalb viele Unternehmen immer noch in Papier- und Dateiform archivieren.

Aber die Tendenz geht klar in Richtung elektronische Ablage. Es sollte gewährleistet sein, dass die Digitaldokumente unveränderlich, wiederholbar und stets auffindbar sind. Bei Beanstandungen oder Verdachtsmomenten von Umweltschäden müssen die unverändert gebliebenen Angaben nachvollziehbar sein und können oft als Beweis herangezogen werden. Es sollte klar definiert werden, welche Dateien wie lange und welche nur zum Schutz verwendet werden müssen.

Aufgrund ihrer Vielschichtigkeit sollten die für die Sicherung der Messdaten verantwortlichen Personen oder Diensteanbieter erkennen können, welche Messdaten für die Langzeitarchivierung wichtig sind (z.B. Emissionsmessung oder Prüfzeugnisse von Anlagen). Was sind die Vorzüge der elektronischen Langzeitarchivierung für die QM-Dokumentation? Gegenüber der Papierablage bringt die digitale Speicherung der QM-Dokumentation eine Reihe von Vorteilen mit sich.

Diese Vorteile sind: schnelles Archivieren per Knopfdruck, geringer Raumbedarf durch papierloses Archivieren, automatisches Verteilen, Informieren und Weiterleiten von Unterlagen und Aufnahmen, kohärentes Speichern von Aufnahmen und dazugehörigen Akten, Absicherung gegen äußere Einflüsse (z.B. Feuer) durch EDV. Worauf ist bei der EDV-gestützten Sicherung in der QM-Dokumentation zu achten?

Sämtliche Daten und digitalen Aufnahmen sollten in einem branchenüblichen Dateiformat (z.B. pdf) gespeichert werden. Unbefugter Zugang zu Akten muss durch wirksamen Zugangsschutz (intern und extern) unterbunden werden. Sämtliche zu archivierende Akten müssen an zentraler Stelle gespeichert werden. Dazu sollten Richtlinien für Unternehmen entwickelt werden, welche Daten wie, wann und wo gespeichert werden sollen.

Was ist mit E-Mails zu tun? E-Mails können auch wertvolle Hinweise oder Beweise beinhalten, aber können E-Mails von Mitarbeitern überhaupt eingesehen und nachvollzogen werden? Hierfür gibt es eine eindeutige Anforderung aus dem TKG: Wenn der private E-Mail-Versand in Ihrem Betrieb zulässig oder nicht explizit verboten ist, dürfen die E-Mails der Beschäftigten nicht eingesehen oder aufbewahrt werden.

Zur sinnvollen Aufbewahrung von E-Mails mit geschäftskritischen Inhalten sollte es daher eine unternehmensspezifische Policy gibt, die die Privatnutzung von E-Mails im Unternehmen verbietet oder über separate Mailboxen reguliert. Die E-Mails können Sie archivieren und bei Bedarf zur Verdeutlichung von Kontexten oder als Beweis verwenden.

Von wem wird die Dokumentenkontrolle bzw. QM-Dokumentation durchgeführt? Der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) ist häufig für die Dokumentenkontrolle verantwortlich, da er auch für die Fortschreibung und Verbreitung der QM-Dokumente ist. In der Regel können diese Aktivitäten aber auch weiterverteilt werden, so dass Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben ist, in jeder beliebigen Fachabteilung oder Firma Unterlagen zu verteilen oder auszutauschen.

Dies sollte in jedem Falle in schriftlicher Form erfolgen, um Verwechslungen oder Fehler bei der Dokumentenkontrolle zu vermeiden. Die Archivierung der Datensätze wird in der Regel von den verantwortlichen Personen selbst durchgeführt. Hier sollte auch klar definiert werden, wer welche Informationen wie lange und wo archivieren soll. Wenn Ihr Dokumentenkontrollprozess innerhalb Ihrer QM-Dokumentation Quality Management so gestaltet ist, dass alle Digitaldaten auf dem Datenserver abgelegt werden, ist es sinnvoll, dass keine Ablage auf lokale Platten stattfindet (z.B. "C.:"), da diese bei einem Datenträgerausfall oder einem Datenträgerdefekt unterlaufen werden.