Abmahnung öffentlicher Dienst

80 Prozent aller Warnungen sind arbeitsrechtswidrig und industriepsychologisch nachteilig. Diese Arbeit ist ein praktisches Hilfsmittel für den Alltag von HR-Mitarbeitern und Managern. Sie hat eine eindeutige Arbeitgeberperspektive und befasst sich unilateral mit der Warnung der Arbeitnehmer. Nous n' aux la carte. Wir haben keine Kritik an den üblichen Stellen gefunden. Herr Croset ist Rechtsanwalt für Arbeits- und Sozialrecht und hat bereits mehrere Bücher publiziert.

Dr. Markus Dobler ist Arbeits- und Organisationspsychologe und Dozent an der TU Berlin.

? Personalakten

Jedes öffentlich-rechtliche oder privatwirtschaftliche Dienstleistungsunternehmen hält Aufzeichnungen über seine Mitarbeiter, in denen die relevanten Informationen über sie gespeichert werden; so genannte "Personalakten". Ihre Ausgestaltung ist rechtlich nicht reglementiert, d.h. eine Personendatei kann sowohl als Papier-Sammlung in einer Mappe als auch auf elektronischem Wege erstellt werden. Der Inhalt einer Personendatei unterliegt ebenfalls keiner rechtlichen Vorschrift und kann daher vom entsprechenden Auftraggeber einzeln aufgezeichnet werden.

Allerdings ist zu berücksichtigen, dass es im öffentlichen Dienst Rechtsvorschriften über die Personalien gibt. Wofür gibt es eine Personendatei? Es gibt keine Rechtsvorschrift, was exakt in einer Akte enthalten sein soll und wie sie zu führen ist. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass nur für das Beschäftigungsverhältnis relevante Sachverhalte in eine Akte einfließen.

Angaben zu Privatpraxen, Krankheitsursachen etc. sollten daher nicht in die Mitarbeiterakte aufgenommen werden. Selbst Anmerkungen des Chefs zur Arbeitsmethode des Arbeitnehmers haben keinen Platz in einer Akte. Es gibt jedoch Ausnahmeregelungen in den Bereichen, in denen eine Privataktivität in direktem Bezug zur Abwesenheit von der Arbeit steht.

Wenn z. B. Arbeitnehmer A1 unter der Woche öfter krank ist, aber nie am darauffolgenden Tag, sondern nur am darauffolgenden Monat, ist dies in der Regel keinen Platz in der Mitarbeiterakte mehr wert. Wenn in der Tageszeitung jedoch zu lesen ist, dass er an diesem Wochende zum König der Schützen zwischen seinen "Krankheiten" wurde, ist dies auch im Arbeitsrecht wichtig und kann daher aus der Personalkartei ausgeschlossen werden.

Erhält ein Mitarbeiter vom Arbeitgeber eine schriftliche Mahnung, so ist diese der Akte beizufügen. Das heißt aber nicht, dass sie für immer dort bleiben muss, es sei denn, es geht um schwerwiegende Verletzungen des Arbeitsrechts: Obwohl es keine gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungsdauer für Warnhinweise gibt, werden sie in der Regel nach zwei Jahren aufgehoben.

Ist ein Mitarbeiter der Ansicht, dass die gegen ihn gerichtete Verwarnung unberechtigt ist, kann er von seinem Dienstherrn gemäß 83 Abs. 2 BetrVG fordern, eine Antwort auf die Verwarnung zu verfassen und diese zusammen mit der Verwarnung in der Belegschaftsakte vorzuhalten. Ansonsten wird die Warnung - ob berechtigt oder nicht - nach einiger Zeit ohnehin aus der Mitarbeiterakte gelöscht.

Nach § 83 Abs. 1 BetrVG hat jeder Mitarbeiter das Recht auf jederzeitigen Zugriff auf seine Personalien. Der Mitarbeiter hat auch das Recht, eigene Angaben zu seiner Personalkartei gemäß § 83 Abs. 2 zu machen. Für das Auskunftsrecht ist es völlig gleichgültig, ob die Personalunterlagen in Papier- oder elektronischen Form vorliegen.

Darüber hinaus darf jeder Mitarbeiter einen Auszug und eine Fotokopie seiner Mitarbeiterakte anbringen. Mit der Kündigung des Anstellungsverhältnisses erlischt das Recht des Mitarbeiters auf Einsichtnahme in seine Personalien nicht; dieses Recht bleibt bestehen[BArbG, 16.11.2010, 9 AZR 573/09]. Damit hat das BAG die Entscheidung des Amtsgerichts aufgehoben, wonach ein Mitarbeiter nach Kündigung keinen Einsichtsanspruch in seine Belegschaftsakte hat[LArbG München, 14.01.2009, 11 Sat 460/08].