Wie lange Bleiben Abmahnungen in der Personalakte

Personalakte: Und was steht da? - Arbeitsmarktgesetz 2018

Sämtliche für den Auftraggeber verfügbaren Daten über den Mitarbeiter werden in einem Bündel gespeichert. Dies muss nicht wörtlich in Papierform geschehen, denn die meisten Daten sind heute elektronisch. Die Personalakte enthält oft folgende Inhalte: Antragsunterlagen, Personalfragebogen, Arbeitsvertrag, Urlaubsgesuche, Abmahnungen, Kündigungen, etc. Die Arbeitsgesetzgebung verlangt, dass die Personalakte geheim gehalten und sachgerecht aufbereitet wird.

Die Beschäftigten haben das Recht, ihre Personalakten ohne Angaben von GrÃ?nden einzusehen. Sie dürfen die Personalakte in der Regel nicht mitführen. Wenn ein Angestellter im Betrieb angestellt ist, sammeln sich viele Angaben an, denn es müssen gewisse Angaben an die Versicherungsgesellschaften weitergeleitet und die allgemeinen Bedingungen für das Arbeitsverhältnis erfasst werden. In manchen Fällen verletzt das Mitarbeiterverhalten die vertraglichen Verpflichtungen, so dass eine Verwarnung erfolgt - auch die Personalakte ist mit diesem Beleg durchsetzt.

Aber wie lange verbleibt eine Warnung in der Personalakte? Kann die Warnung aus der Personalakte entfernt werden? Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat entschieden: Der Dienstgeber muss eine Mahnung nur dann streichen, wenn sie für das vorhandene Arbeitsverhältnis nicht mehr relevant ist (BAG, Az. 2 AZR 782/11).

Es gibt keine genauen Termine, wann die Warnung aus der Personalakte entfernt werden muss. Die Unwesentlichkeit einer solchen Warnung hängt somit von der Schwere der betreffenden Straftat ab. Die maximale Verweildauer der Warnungen in der Personalakte ist in einigen Unternehmen in Kollektivverträgen oder Unternehmensverträgen festgelegt.

Kann man dann die entsprechende Notiz früher aus der Personalakte austragen? Wie das BAG festgestellt hat: Weil dies das Recht des Mitarbeiters auf Persönlichkeit beeinträchtigt, hat er das Recht, vom Auftraggeber unter anderem die Entfernung dieser falschen Verwarnung aus der Personalakte gemäß 1004 BGB "Abmahnung und Unterlassungsanspruch" zu fordern.

Diese Daten sind vertraulich und müssen daher mit der gebotenen Sorgfalt verarbeitet werden. Ist er mit dieser Handlung nicht einverstanden, ist der Unternehmer gehalten, auf die Folgen seines Testaments hinzuweisen.