Newsletter Datenschutz

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E-Mail-Marketing - keine Furcht vor dem Datenschutz

Die Versendung von Newsletters hat sich zu einem populären Vermarktungsinstrument weiterentwickelt. Viele Firmen senden regelmässig E-Mails an mehrere tausend Kundinnen und Kunden, um auf ihre Angebote aufmerksam zu machen. Auffällig ist jedoch, dass der Datenschutz bei dieser Werbeform oft vernachlässigt wird. Beängstigend viele Firmen verschicken regelmässig Newsletter an die Kundschaft zu Werbungszwecken, ohne je die rechtliche Situation überprüft und z.B. eine explizite Zustimmung erhalten zu haben.

Deshalb gehören Newsletter-Versand und E-Mail-Marketing zu den Gebieten mit den meisten Datenschutzverletzungen. Sie sind nicht zu vernachlässigen, da Warnungen (z.B. wegen fehlender Einwilligung), deren Verteidigung mit hohen Prozesskosten verbunden ist. Interessanterweise sind vor allem kleine Firmen häufig von Warnungen vor Verletzungen des geltenden Datenschutzrechts betroffen. 2.

Worauf ist beim Versenden von Newsletters aus Datenschutzsicht zu achten? Früher war es völlig üblich, E-Mail-Adressen in großem Umfang zu "sammeln" und für Marketingzwecke zu nutzen. Das Einverständnis der Adressaten wurde kaum erreicht und das Double-Opt-In-Verfahren wurde in der Werbung viel weniger häufig angewendet.

Das gilt insbesondere für den E-Mail-Verkehr mit Verbrauchern. Das UWG, das TMG und die EU-Datenschutz-Grundverordnung enthalten Beschränkungen für den Versandt von Rundschreiben und Anzeigen an Endverbraucher. Der Kontakt per E-Mail zu werblichen Zwecken darf nur nach vorheriger Einwilligung des Empfängers hergestellt werden.

Rechtssichere Werbung ist ohne Zustimmung (z.B. für die Registrierung in einem Newsletter) kaum möglich. Gerade im Einkaufsumfeld ist es nicht unüblich, dass eine Vielzahl von Datensätzen zur Verfügung steht, darunter auch die E-Mail-Adressen der Kundinnen und Kunden. 2. Die Versuchung ist natürlich groß, diese Daten in eine Profiplattform für E-Mail-Marketing und Newsletter-Versand zu überführen.

Zum Vergnügen der Shop-Betreiber darf mit den E-Mail-Adressen bestehender Nutzer nur unter sehr exakt definierten rechtlichen Rahmenbedingungen gearbeitet werden. Das heißt, der Kunde kann per E-Mail kontaktiert werden, auch wenn er kein einziges Mal ein doppeltes Einverständnis hat. Im gleichen Zug ist jedoch zu beachten, dass mehrere Auflagen zu erfüllen sind, um Werbebriefe an bestehende Auftraggeber auszuliefern.

Zuallererst ist es wichtig, dass der Empfang der E-Mail-Adresse auf einen Einkauf zurückgeht. Darüber hinaus muss der Anbieter klare Angaben darüber machen, wie er sich abmelden kann und an wen sich der Adressat mit seinen Anfragen wendet. Eine entsprechende Notiz muss bereits bei der Angabe der E-Mail-Adresse ersichtlich sein.

Falls der Adressat die an ihn gerichteten Werbe-E-Mails oder Newsletter durch Abmeldung abbestellt, muss seine E-Mail-Adresse aus der Mailingliste entfernt werden. All diese Voraussetzungen müssen gegeben sein, um den Versand des Newsletters ohne ausdrückliches Einverständnis zu begründen. Welche Bedeutung haben Opt-in und Opt-out? In der E-Mail-Marketingbranche werden die beiden Bezeichnungen Opt-in und Opt-out oft verwendet.

Diese erlauben es dem Adressaten, seine Zustimmung zu geben und auch wieder zurückzuziehen. Opt-in: steht für den Eintrag einer E-Mail-Adresse in den Presseverteiler oder das Emailsystem. Die technischen Voraussetzungen sind gegeben, um ab sofort Mails an diesen speziellen Adressaten auszuliefern. Opt-out: Dieses Vorgehen beschreibt die Entfernung des Mail-Kontakts aus dem Newsletter/Mail-System.

Im Falle einer Abmeldung des Empfängers müssen der Newsletter-Versand und der Werbeversand gestoppt werden. Wie kann ich mich für ein Doppel-Opt-In entscheiden? Die Doppel-Opt-In ist eine Weiterentwicklung der Opt-In-Lösung, die einen wesentlich besseren Spamschutz bietet. Für das klassische Opt-in reicht es aus, die E-Mail-Adresse in ein Eingabefeld einzugeben und abzuschicken. Bei der Doppel-Opt-In kann die tatsächliche Einbindung in den Newsletter / das Mail-System erst nach Reaktion des Empfängers auf eine an ihn gerichtete E-Mail geschehen.

Nur wenn der Konsument auf den Aktivierungs-Link geklickt hat, erfolgt das tatsächliche Opt-in und damit die Eintragung der E-Mail-Adresse in den Newsletter-Verteiler. Durch das Anklicken gibt der Adressat sein ausdrückliches Einverständnis, in den Newsletter eingebunden zu werden und von der Firma geworben zu werden. Zu beachten ist, dass das Double-Opt-In-Verfahren keine zwingende Vorbedingung für rechtskonformes E-Mail-Marketing ist.

Schließlich kann der Adressat auch seine explizite Zusage geben, zukünftige E-Mails auf anderem Weg zu erhalten. Beispielsweise ist es möglich, Vertragsformen mit zugehörigen Eingabefeldern und Zustimmungsklauseln zu versehen. Sogar E-Mail-Adressen von Lotteriekarten können im Rahmen des Marketings verwendet werden, sofern die Karte legal gestaltet und von den Adressaten richtig auszufüllen ist.

Dabei ist nicht nur die Zustimmung des Mail-Empfängers rechtlich maßgeblich. Folgende Aspekte können auch für die einzelnen Firmen im Bereich des Newsletter-Datenschutzes gelten. Datenschutz: Die E-Mails müssen so versendet werden, dass keiner der Adressaten sehen kann, wie die E-Mail-Adressen oder der Name eines anderen Adressaten lautet.

Dieses und andere persönliche Angaben dürfen vom Betrieb unter keinen UmstÃ? Ankauf von Schallplatten: Es gibt einen aktiven Datenaustausch im Netz, unter anderem mit E-Mail-Adressen für Newsletter-Werbung. Wer Platten für Reklamezwecke kauft, muss sehr aufpassen. Wenn die Adressaten nicht zugestimmt haben, kann es zu großen Schwierigkeiten kommen.

Wir empfehlen zu überprüfen, ob die Empfänger der Übermittlung ihrer persönlichen Angaben und dem Empfang eines Newsletter zugestimmt haben. Wie kann eine/r externe/r Datenschutzbeauftragte/r vorgehen? Bei vielen Firmen gibt es dringenden Handlungs- und Informationsbedarf zur Einführung eines gesetzeskonformen Datenschutzes in Newslettern und E-Mail-Marketing. Das grundlegende EU-Datenschutzgesetz hat Einfluss auf die Gesetzeslage und verpflichtet die Firmen, zusätzliche Datenschutzmaßnahmen zu erwirken.

Eine externe Datenschutzbeauftragte unterstützt das Projekt z.B. bei der Entwicklung des Datenschutzkonzeptes und unterstützt das Untenehmen bei der Durchsetzung. Moechten Sie Ihr E-Mail-Marketing datenschutzgerecht gestalten und sind deshalb an einer datenschutzrechtlichen Beratung interessiert?