Gliederung Qm Handbuch

Wie ist die QM-Dokumentation optimal aufgebaut?

Auf Nachfrage ist jedes befragte Untenehmen (oder der verantwortliche Mitarbeiter), das sein Qualitätsmanagement-System zu erfassen beginnt, das erste, das vor einem weissen Bogen liegt. Zu Beginn steht die Frage: Wie ist der Aufbau der QM-Dokumentation optimal?

Ein Weg der Strukturierung besteht darin, die Prozesse im Betrieb genau zu verfolgen. Der Vorteil ist, dass die Anerkennung des Qualitätsmanagement-Systems in der Praxis generell größer ist. Dies hat damit zu tun, dass das QM-System bestens an das jeweilige Unter-nehmen angepasst ist und vor allem, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es verstehen können.

In und mit diesen Verfahren wird täglich gearbeitet und kann daher die Unterlagen am besten verstehen. Das ist für sie nichts Unrealistisches mehr, sondern lediglich die Darstellung und Dokumentierung ihrer alltäglichen Aktivitäten. Änderungen am Gesamtsystem können leicht durchgeführt werden, da es in sich und für das gesamte Untenehmen sinnvoll strukturiert ist (was nicht bedeutet, dass ISO 9001 nicht sinnvoll strukturiert ist).

Dabei ist zu beachten, dass die Audit-Fragebögen (mit denen die meisten Wirtschaftsprüfer arbeiten) in der Regel in enger Abstimmung mit der ISO 9001 stehen. Sie sollten also davon ausgehen, dass ein solches Auditing mehr Zeit in Anspruch nehmen wird, weil Sie häufiger springen oder in der Doku suchen müssen. Als zweite Option besteht die Option, die Struktur genau nach ISO 9001 auszurichten.

Der Vorteil liegt zum Beispiel darin, dass Sie einen vergleichsweise einfachen Einblick haben, da sich die unterschiedlichen Normanforderungen in den einzelnen Abschnitten der ISO 9001 in Ihrem Qualitätsmanagement-Handbuch und den anderen gültigen Unterlagen widerspiegeln. Wie oben erwähnt, arbeitet der Prüfer in der Regel mit Fragenkatalogen, die dem Standard entsprechen.

Dadurch ist ein externer Test in der Regel leichter durchführbar und z.B. die Dokumentenkontrolle bei der Zertifizierungsstelle. Nachteilig ist, dass die Unterlagen für die Mitarbeiter nicht immer vollständig nachvollziehbar oder in manchen Fällen irrelevant sind. Ein kleines Beispiel - in der ISO 9001 ist die Bewertung des Managements in Abschnitt 5 verhältnismäßig weit voraus. 6.

Gibt man einem Arbeitnehmer dann das Handbuch zum Nachlesen, ist dieser Aspekt für ihn verhältnismäßig wenig interessant und er kann sich dort bereits eine ablehnende Stellungnahme über das Handbuch einholen. Würden jedoch die für den Arbeitnehmer wichtigen Aspekte weiter vorangebracht und die verwaltungstechnischen Komponenten wie z. B. die Bewertung des Managements oder die Innenrevision (die zweifellos sehr bedeutsam sind) am Ende des Tages, könnte dies die Attraktivität des Mitarbeiters erheblich erhöhen.

Es kann keine eindeutigen Empfehlungen für den "richtigen" Aufbau der QM-Dokumentation gegeben werden. Da auch hier die ISO 9001 keine klaren Vorgaben macht, sollten Sie die Vorteile der flexiblen Gestaltung nutzen und die für Sie optimale Lösung aussuchen. Das Einzige, was zählt, ist, auf das zu achten, was für das eigene Haus am besten und umsetzbar ist.

Weil die Unterlagen nicht nur für den einen Tag der Außenprüfung bestehen, sondern dem Betrieb tagtäglich vorzuhalten sind.