Abmahnung wie lange in der Personalakte

Eine Warnung aus der Personalakte entfernen

Falls der Auftraggeber eine entsprechende formelle und inhaltliche Abmahnung ausgesprochen hat, wird diese in die Personalakte miteinbezogen. Oft erhebt sich die Fragestellung, wie lange die Abmahnung in der Personalakte bleiben und sich auf nachfolgende (Entlassungs-)Entscheidungen des Unternehmers auswirken kann. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter eine Beschwerde über die Löschung einer Warnung aus der Personalakte einreichen.

Wie lange der Auftraggeber aus einer Abmahnung Rückschlüsse zieht, ist nicht festgelegt. Es wird erkannt, dass nach einer bestimmten Zeitspanne eine Warnung ihre Wirksamkeit einbüßt, wenn sich der Mitarbeiter über einen langen Zeitabschnitt korrekt verhält. Eine Abmahnung kann im ersten Falle deutlich laenger in der Personalakte bleiben als bei gutem Vorbild.

Eine Mitarbeiterin hatte in dem hier beschlossenen Falle eine (korrekte) Warnung bekommen, dass sie das erhaltene Kassabuch über Erträge und Aufwendungen "verloren" habe und eine "zweite Version" des selbst erstellten Kassabuchs hatte. Dies machte es dem Unternehmer unmöglich, die Einkünfte und Aufwendungen richtig zu kontrollieren.

Der Arbeitnehmer hat nach etwa zwei Jahren beim Dienstgeber erfolglos die Streichung der Abmahnung aus der Personalakte beantragt und daraufhin Klage erhoben. Der Arbeitnehmer hatte in den ersten beiden Fällen noch gewonnen, da nach mehr als zwei Jahren weiteren tadellosen Verhaltens der in der Verwarnung geäußerte Verdacht so weit in den Hintergrund trat, dass der Unternehmer daraus keine Massnahmen mehr herleiten konnte.

Die ersten beiden Fälle hatten den Auftraggeber daher aufgefordert, die Warnung zu entfernen. Anders das Bundesarbeitsgericht: Dieses hat sich zum ersten Mal klar zu Bedeutung und Ziel einer Abmahnung geäußert. Die Warnung übernimmt somit nicht, wie bisher weitestgehend unterstellt, eine Warnungsfunktion für den Mitarbeiter, sondern auch eine Reklamations- und vor allem eine Dokumentations-Funktion.

Gemäss BAG gibt es Situationen, in denen der Unternehmer daran interessiert ist, gewisse Prozesse in der Personalakte über die Warnung weiter zu dokumentarisieren. Dies kann über einen viel größeren Zeitabschnitt als die Warnung aufrechterhalten werden. Die Geltendmachung eines Anspruchs auf Beseitigung einer Abmahnung, die der Unternehmer zu Recht ausgesprochen hat, ist daher nur dann zu bestätigen, wenn die Abmahnung zum einen ihre Abmahnfunktion eingebüßt hat und zum anderen der Unternehmer kein weiteres Recht an der Nachweisführung dieser Pflicht verletzt hat.

Inwieweit ein solches Verursacherinteresse des Auftraggebers an der Dokumentierung von Fehlverhalten nicht mehr gegeben ist, lässt sich nicht in allen Fällen von vornherein feststellen, ebenso wenig wie die Warnfunktionsdauer. Möchte ein Unternehmer eine Warnung für einen bestimmten Zeitraum in der Personalakte behalten, muss er sich nicht mehr nur auf die Warnungsfunktion der Warnung verlassen, sondern kann (und muss) auch ein unabhängiges Nachweisinteresse am gemahnten Vorgängen nachweisen.