Personalakte

Begriffsbestimmung, Inhalte, Rechte & Verpflichtungen

Ungeachtet seiner großen Wichtigkeit für Arbeitnehmer und Unternehmer sieht man den Begriff Personalakte rechtlich nicht. Darin steht: "Die Personalakte enthält alle Dokumente, die den Staatsbeamten in direktem internen Bezug zu seiner Beschäftigung haben ("Personalakte"). Weitere Dokumente dürfen nicht in die Personalakte einfließen.

"Ausgehend von dieser Begriffsbestimmung enthalten viele Wirtschafts- und Rechtslexika eine vergleichbare Bezeichnung für den Terminus Personalakte in der Freihandelszone. Die Personalakte beinhaltet daher eine Zusammenstellung von Informationen über den Mitarbeiter und das Beschäftigungsverhältnis im Unternehmen.

Die Personalakte ist heute nicht mehr als staubige Mappe im Archiv der Abteilung Personalwesen vorstellbar. In den meisten Betrieben wurde die Personalakte in gedruckter Fassung hinterlassen und es werden nun die elektronischen Personalakte erstellt. Dies ist juristisch unbedenklich, die Ausgestaltung der Personalakte ist nicht vorgegeben. Allerdings kommt dem Thema Datensicherheit in den elektronischen Personalunterlagen eine spezielle Bedeutung zu, auf die im weiteren Verlauf näher eingehen wird.

Welche Inhalte gehören (nicht) in die Personalakte? Wie das Formular ist auch der Personalakteninhalt (außer für Beamte) nicht zwingend erforderlich. Welche Unterlagen und Eintragungen in die Datei einfließen, entscheidet der Auftraggeber. Es ist jedoch darauf zu achten, dass nur die für das Beschäftigungsverhältnis relevanten Angaben berücksichtigt werden. Warnungen sind ebenfalls in der Datei enthalten, jedoch nur für einen Teilzeitraum.

Angaben über die Privatpraxis der Beschäftigten sind jedoch inakzeptabel. Dementsprechend ist eine Abschrift des Facebook-Profils der Angestellten nicht in der Personalakte enthalten. Medizinische Dokumente, auf die der Auftraggeber keinen Zugriff hat, sind ebenso verboten wie Krankentagelisten. Grafische oder seelische Berichte dürfen ebenfalls nicht Bestandteil der Datei sein (ohne ausdrückliche Zustimmung des Mitarbeiters).

Grundsätzlich ist die Verwahrung von "Geheimakten" oder "schwarzen Akten" ohne Wissen der Mitarbeitenden zu unterlassen. Das Arbeitsgesetz regelt die mit der Einrichtung und Aufrechterhaltung einer Personalakte verbundenen Rechte und Verpflichtungen - sowohl für Unternehmer als auch für Angestellte. Zuerst einmal gibt es keine Verpflichtung, eine Personalakte zu führen. Im Regelfall erstellen die Firmen jedoch eine Datei über ihre Angestellten, da dies im beiderseitigen Vorteil ist.

Der Dienstherr hat im Zuge seiner Sorgfaltspflicht die Personalakte sorgsam zu verwahren. Die Anzahl der beteiligten Arbeitnehmer muss so gering wie möglich gehalten werden. Zur Führung und Verwaltung von Personalunterlagen sind in der Regel ausschließlich der Auftraggeber selbst und die Prokuristen ermächtigt. Grundsätzlich ist der Dateiinhalt geheim zu halten und die Offenlegung an Dritte untersagt.

Das Gesetz stellt spezielle Ansprüche an Firmen - im Unterschied zur herkömmlichen Papierablage. Hierzu gehört beispielsweise, dass der Arbeitnehmer die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitgebers zur Erfassung, Weitergabe und Aufbewahrung seiner personenbezogenen Informationen einholen muss. Das kann auch in Gestalt einer Werksvereinbarung erfolgen, die die Einrichtung einer digitalen Werkakte für alle Beschäftigten in Absprache mit dem Konzernbetriebsrat regelt.

Sofern persönliche Angaben von mind. zehn Personen automatisch oder anderweitig von mind. 20 Personen bearbeitet werden, müssen Firmen zudem einen Beauftragten für den Datenschutz nach dem Datenschutzgesetz stellen. Das gilt insbesondere für mittlere und große Firmen. Gemäß des Betriebsverfassungsgesetzes hat der Mitarbeiter das Recht, seine Personalakte zu jeder Zeit und ohne besondere Gründe einzusehen.

Dieses Recht sollte in regelmässigen Zeitabständen ausgeübt werden, da die Firmen nicht dazu gezwungen sind, ihre Mitarbeitenden zu informieren, wenn sie etwas in die Personalakte aufnehmen. Zur Vermeidung späterer Konflikte kann es nicht schädlich sein, von Zeit zu Zeit in der eigenen Datei zu blättern. Die Beschäftigten können sich Aufzeichnungen machen, bei Bedarf einzelne Komponenten kopieren und auch ein Mitglied des Betriebsrats einberufen.

Der Rechtsanspruch auf Überlassung der Personalakte für einen bestimmten Zeitpunkt erlischt jedoch. Die Mitarbeiter haben auch die Gelegenheit, zum Thema Personalakte Kommentare abzugeben. Sie können eine Erklärung oder (schriftliche) Antwort abgeben, die der Personalakte an geeigneter Stelle beizufügen ist. Außerdem kann er die Löschung unzutreffender Informationen aus der Personalakte anordnen.

Versäumt der Unternehmer dies oder tut er dies nicht oder nur ungenügend, kann der Arbeitnehmer seinen Änderungs- oder Löschungsanspruch auch gerichtlich durchsetzen.