Mahnung nach Teilzahlung Muster

Was ist bei der Bezahlung einer Eingangsrechnung zu beachten?

Sofern ein Auftraggeber ein Produkt geordert oder eine Serviceleistung in Anspruch nimmt, kommt eine vertragliche Verpflichtung zwischen ihm und dem Auftragnehmer zustande. Diese Verpflichtung zwingt den Besteller, die vereinbarten Zahlungen für die bestellten Waren oder Dienstleistungen zu erweisen. Falls der Auftraggeber die fällige Serviceleistung durch Nichtzahlung der Rechnungen nicht leistet, hat der Auftragnehmer das Recht, seinen Antrag geltend zu machen.

In einem ersten Arbeitsgang wird der Provider den Auftraggeber daran erinnern. Was ist bei der Bezahlung einer Faktura zu beachten? das Erstellungsdatum der Faktura, die Rechnungsnummer, die Debitoren- oder Auftragsnummer, die exakte Beschreibung der Rechnungspositionen, die Zahlungsfrist, entweder als ein bestimmtes Zahlungsdatum oder als der Zahlungszeitraum, in dem die Faktura bezahlt werden soll.

Zusätzlich werden die Bankdaten und einige andere vom Gesetzgeber geforderte Informationen, wie z.B. die Steuer-Nr. des Dienstleisters, auf einer Abrechnung ausgewiesen. In manchen Fällen wird ein fertiger Überweisungsbeleg einer Abrechnung beigefügt, in der der Besteller nur seine Bankdaten eingeben muss. Andernfalls sollte der Auftraggeber sicherstellen, dass er die Rechnungs- und vorzugsweise seine Abnehmernummer als Zweck einträgt.

Auf diese Weise wird gewährleistet, dass der Provider die Bezahlung korrekt zuweisen kann. Wie verfahren Sie, wenn eine Mahnung verschickt wird, obwohl die Rechnungen beglichen wurden? Es kann in der Regel passieren, dass der Auftraggeber eine Mahnung erhält, obwohl er die Rechnungen bereits beglichen hat. Das ist z.B. möglich, wenn sich der Eingang der Zahlungen und der Mahnungsversand rechtzeitig überschneiden.

Zahlreiche Firmen, Büros, Behörden und andere Einrichtungen mahnen uns unaufgefordert, wenn die Zahlungen einige Tage nach Fälligkeit noch ausstehen. In der Mahnung heißt es in der Regel, dass der Auftraggeber die Mahnung als irrelevant ansehen kann, wenn er die Bezahlung bereits vornimmt. Grundsätzlich sollte der Auftraggeber jedoch immer prüfen, ob die Mahnung gerechtfertigt ist oder nicht.

Das Gleiche trifft zu, wenn er sich vergewissert hat, dass er die Rechnungen gezahlt hat. Im Prinzip hat der Besteller seine Forderung durch die Bezahlung erfüllt, aber er ist der Zahlungspflichtige. D. h. der Debitor muss sicherstellen, dass das Guthaben beim Provider eintrifft. Zur Vermeidung weiterer Belästigungen, wie z.B. einer weiteren Mahnung mit den damit verbundenen Mahn- und Mahnzinsen oder gar einem gerichtlichen Mahnungsverfahren, ist es daher sinnvoll, bei der Klärung des Sachverhaltes mitzumachen.

Hierzu sollte der Debitor zunächst seine Bankauszüge prüfen. Es kann sein, dass der Auftraggeber aus Versehen eine fehlerhafte Kontoverbindung eingegeben hat oder sein Account nicht durchgedeckt wurde. Nach erfolgter Bezahlung kann er anhand des Überweisungstexts prüfen, ob sich bei der beabsichtigten Verwendung ein Irrtum einschlichen kann und der Provider die Bezahlung daher nicht zuweisen kann.

Wenn alles in Ordnung ist, sollte sich der Auftraggeber an den Provider wendet. Am Ende dieses Beitrags finden Sie eine Beispielvorlage. Als Zahlungsnachweis ist es zweckmäßig, eine Abschrift des Kontoauszuges beizufügen, obwohl Informationen, die nichts mit der Bezahlung zu tun haben, natürlich gelöscht werden können und sollen. Versäumt der Auftraggeber auch hierdurch die Klärung des Sachverhalts, kann er seiner Hausbank einen Untersuchungsauftrag ausstellen.

Danach überprüft die Hausbank die Transaktion und informiert den Käufer in schriftlicher Form, was mit dem Betrag geschehen ist. Dieser Brief dient dem Auftraggeber als aussagekräftiger Nachweis, dass er die Bezahlung korrekt durchgeführt hat. Anders verhält es sich, wenn ein Provider eine nicht gerechtfertigte Reklamation in Rechnung gestellt hat.

Sehr geehrte Damen und Herren, ich habe von Ihnen eine Mahnung bekommen, die sich auf die Rechnungsnummer _______________________________________________ verweist. Zum Beweis füge ich eine Abschrift des Kontoauszuges bei, aus dem die erfolgte Bezahlung hervorgeht.

Deshalb halte ich Ihre Mahnung für irrelevant und nehme an, dass die Sache beigelegt ist.