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Ich schreibe E-Mails: Tips für besseres Mailen
Eric Horvitz hat bereits vor einigen Jahren erfahren, dass Arbeitnehmer durchschnittlich 15 min benötigen, um sich nach einer Störung durch eine E-Mail wieder auf ihre Arbeit zu fokussieren. Damit werden die 20 oder mehr E-Mails pro Tag plötzlich zu einem wahren Produktivitätsmörder. Darüber hinaus können Sie per E-Mail mit unseren Geschäftspartnern, Lieferanten, Kollegen vor Ort und Führungskräften in Kontakt treten.
Im Laufe der Zeit, besonders in den vergangenen Jahren, hat sich jedoch die Lesart von E-Mails geändert. Die Zeit, in der E-Mails nur am Rechner ausgelesen wurden, ist lange vergangen. Die meisten E-Mails werden heute auf einem Handy ausgelesen. Auch das neue Ausleseverhalten hat Einfluss darauf, wie E-Mails aufbereitet werden: Sie werden in der Regel nicht mehr gelesen: Ein E-Mail wird rasch verfasst und ebenso rasch wiedergegeben.
Aber nicht so gut ist es. Ein flüchtiger Antrag hier, eine spontane Antwort dort, ein paar Schreibfehler und ein Mangel an Style - der Rezipient hat bereits ein schlechtes Image des Autors und damit möglicherweise einen beginnenden Kollision. Eine der Besonderheiten von E-Mails ist, dass sie mehr Gefühle auslösen, als sie tatsächlich enthalten.
Emails können viel, aber nicht alles. Sobald Ihre E-Mail (oder die des anderen) den ganzen Bildschirmbereich einnimmt. In all diesen Fällen sollten Sie alles meiden, was vom Adressaten als agressiv, verdächtig oder erniedrigend empfunden werden könnte. in der E-Mail deutlich und unverwechselbar sein. Damit Sie mit Ihrer E-Mail Ihr gewünschtes Ergebnis schnellstmöglich erreichen, sollten Sie bestimmte Regeln beachten:
E-Mails schreiben nach dem Motto: So viel wie notwendig, so wenig wie möglich. Das kostet Sie viel Zeit beim Schreiben und Ihren Adressaten beim Auslesen. Lange E-Mails auf einem Handy zu empfangen ist auch mühsam. Viele Leute werden solche Buchstaben nicht einmal gelesen haben. Eindeutige Formulierungen und knappe Worte erleichtern dem Adressaten die Arbeit.
Emails sind keine Bücher oder Poesie (zumindest keine professionellen Emails). In Ihrer E-Mail sollten Sie rasch und mit leicht zu verstehenden Wörtern auf den Punkt kommen. Sie können auch einen höflicheren oder weniger höflicheren Ton aus E-Mails lesen. Zum Beispiel, wenn Sie unnötigerweise viele Zeichen oder sogar mehrere Zeichen in Folge gesetzt haben, hört der Anrufer einen lauten Schrei.
Wenn sich viele Irrtümer in Ihre E-Mail einschleichen (falscher Vorname, falsche Schreibweise etc.), deutet dies auf fehlende Sorgfalt hin - und dass der Adressat die Mühe scheinbar nicht verdient hat. Ungeachtet des veränderten Schreibverhaltens sind die grundlegenden Regeln für das Schreiben einer E-Mail gleich. Ein E-Mail wird rasch weitergereicht. Es gibt keine Smileys in einer Kunden-E-Mail oder einer anderen formellen E-Mail.
Sie sollten Kürzel nur dann verwenden, wenn Sie absolut überzeugt sind, dass der Adressat sie kannte. Verwenden Sie in E-Mails nur in sehr hohen Dosen Verknüpfungen. Oftmals lenkt man vom tatsächlichen Mailinhalt ab. Zum Beispiel, wenn Sie uns per E-Mail über etwas benachrichtigen wollen, was Sie im Internet aufgedeckt haben.
Für den Anwender ist es jedoch lästig und zeitaufwendig, einen Appendix zu laden und zu studieren. Versuche wichtige Daten zu schreiben, die im E-Mail-Text nachzulesen sind. Falls Sie jedoch Anlagen mit Ihrer E-Mail verschicken wollen (oder müssen), sollten diese nicht zu groß sein und den Eingang des Adressaten überlasten.
Anderenfalls melden Sie dem Receiver, dass Sie nicht konzentriert und abgelenkt sind. Vor dem Absenden der E-Mail öffnen Sie die angefügten Unterlagen erneut, um zu überprüfen, ob sie wirklich die richtige sind. Sie werden von uns schrittweise durch Ihre Post geführt. Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen verwechseln, manchmal geschäftlich, manchmal privat, wird der Adressat verwirrt und Sie behalten den Blick für Ihr elektronisches Gespräch.
Schreibe eine sinnvolle Betreff-Zeile. Es ist nicht so leicht, eine gute Betreff-Zeile zu schreiben. Bei der Lektüre Ihrer Betreff-Zeile sollte der Adressat umgehend wissen, um was es in der E-Mail geht. Beispiel: Statt "Kurzkonzept für den Ausstellungsstand auf der Messe Frankfurt am 8. Oktober 2014 senden" schreiben Sie bitte "Release: Kurz-Konzept für Messestand".
Die Adressaten wissen auf Anhieb, um was es geht und was sie zu tun haben. Selbst wenn Sie es voreilig haben. Ein E-Mail mag kurz sein, aber nie böse. Meiden Sie möglichst eine anonymisierte Adresse wie "Sehr verehrte Kolleginnen und Kollegen" und schreiben Sie Ihrem Ansprechpartner persönlich: "Sehr geehrter Mr. Mayer".
Es ist auch darauf zu achten, dass der Name richtig geschrieben wird (Mayer oder Meyer?) und kein möglicher Name veruntreut wird. Sie schreiben an Dr. Müller wie folgt: "Lieber Prof. Müller". Bereits im ersten Teil Ihrer E-Mail sollten alle wesentlichen Angaben sein. Geben Sie nur die notwendigen Hintergründe an, um Ihre E-Mail zu kontextualisieren.
Sprechen Sie nie mehr als ein Diskussionsthema pro E-Mail an. Besser zwei Emails senden, wenn Sie verschiedene Fragen haben. Dies ist sehr hilfreich, damit der Adressat Ihre E-Mail in wenigen Tagen auffinden kann. Für ein Topic kann die E-Mail einem Verzeichnis oder Schlüsselwort zugewiesen und somit wieder gefunden werden.
Wenn es um zwei Dinge geht, muss der Lektor eine Entscheidung treffen und es ist für ihn schwierig, sich zu merken, in welcher E-Mail Sie was erörtert haben. Gestalten Sie Ihre Emails. Wichtige Punkte geben Ihrer E-Mail zusätzliche Gestalt. Eine kurze MfG ist das Minimum, aber trotz des Geschäftscharakters Ihrer Post sieht sie sehr formal aus.
Benutzen Sie nur ein Schriftenformat und eine Schrifthöhe, um Ihrer E-Mail ein ernsthaftes Aussehen zu geben. Ansonsten sollten Sie die einzelnen Stellen nicht beliebig fett oder durch Kursivschrift hervorheben. Eine E-Mail mit Rechtschreib-, Interpunktions- und Komma-Fehlern ist nicht professionell, selbst wenn es sich nur um Schreibfehler handel.
Nehmt euch die Zeit, den Inhalt zu korrigieren, bevor ihr ihn abschickt. So ist es schon vorgekommen, dass eine E-Mail, die an einen Mitarbeiter gesendet werden sollte, aus Versehen an einen bestimmten Empfänger oder an alle versendet wurde. Holen Sie sich Ihre E-Mails auf den Weg. Haben Sie alles beobachtet, steht dem Senden Ihrer E-Mail nichts mehr im Wege.
Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Sie Ihre Mail am nächsten Tag schreiben, aber nur am nächsten Tag versenden wollen. E-Mail ersetzt nicht den direkten Draht zum Kunden. Emails schädigen den Fluss. Laut einer Untersuchung der Uni Stuttgart benötigen wir mehr als die übliche Zeit, um für eine 5-Sekunden-Unterbrechung, z.B. durch E-Mails, zu unserem Fluss zurückkehren zu können.
Emails werden hauptsächlich in Besprechungen verwendet. Zwei von drei Angestellten geben laut einer Befragung zu, eine laufende Besprechung zu verlassen, indem sie ihre E-Mails per Handy beantworteten (48 Prozent), über App plauderten (28 Prozent), ihren Stand auf der Seite von Google Analytics aktualisierten (12 Prozent) oder tweeten (9 Prozent). Wer mit U anfängt, erhält mehr Mails.
Computer-Sicherheitsexperte Richard Clayton hat 2008 mehr als 550 Mio. E-Mails analysiert. Eine E-Mail kostet jede vierte Stunde. Nach einer europaweiten Umfrage des British Henley Management Colleges unter 180 Executives werden 40 hoch bezahlte Arbeitszeitminuten tagtäglich durch E-Mails zerstört. 23% unserer Zeit verbringen wir mit der Bearbeitung von Emails.
und sieh dir kurz an, wer es ist. Hör auf, deine E-Mails zu ordnen! Wer dagegen seine E-Mails nicht ein wenig organisiert und die Suche allein nutzt, findet die wichtigen Daten viel rascher als seine geordneten Mitstreiter. Lies nie am Morgen Emails. Begründung: Der Erste, der seine E-Mails am Morgen bearbeitet, hat das Empfinden, dass er schon viel getan hat.
Deshalb: Erledigen Sie zunächst eine ganze Woche lang Ihre täglichen Aufgaben und überprüfen Sie dann Ihre Emails. Nach einer Untersuchung von Eric Gilbert von der Georgia Tech University erhalten Mitarbeiter durchschnittlich 112 E-Mails pro Tag. Aber jede siebente E-Mail (14,7 Prozent) hat nichts mit dem Auftrag zu tun, der Content lässt sich am besten als Gerede beschreiben.
Zusätzlich zu den wichtigsten E-Mail-Adressen von Mitarbeitern und Auftraggebern wird die Mailbox tagtäglich mit vielen unnötigen Mitteilungen durchflutet. Schalten Sie die Social-Networking-Benachrichtigungen aus und überlegen Sie sich, welche Newsletters Sie wirklich abonnieren. Um sich auf Ihre Arbeit konzentrieren zu können, definieren Sie spezifische zeitliche Fenster, in denen Sie Ihre E-Mail verarbeiten.
Erstellen Sie Richtlinien, damit die internen E-Mails, E-Mails, in denen Sie sich nur in cc befinden, Newsletters und Kunden-E-Mails in unterschiedlichen Verzeichnissen auftauchen. Stöbern statt deuten. Sie werden viel zu viel Zeit brauchen, um alle Ihre E-Mails im Einzelnen zu durchlesen. Jeder, der 30 oder 40 E-Mails pro Tag empfängt, ist dann nur noch mit der Lektüre befasst und hat nichts anderes zu tun.
Erst bei wirklich bedeutsamen E-Mails sollten Sie sich die Zeit für eine sorgfältige Lektüre nehmen. 2. Sie sollten jede E-Mail nur einmal berühren und dann festlegen, was mit ihr geschieht. Teilen Sie dazu Ihre E-Mails in zwei Gruppen ein: Haben sie es nun wirklich eilig? Erstellen Sie nun ein Koordinaten-System für diese Rubriken - oben hastig, unten nicht dringend, oben wichtige rechte Seite unbedeutend.
Folgende Kombinationsmöglichkeiten sind möglich: unbedeutend und nicht dringend (diese Meldungen werden entfernt oder archiviert), unbedeutend aber dringend (wenn möglich, diese Meldungen weiterleiten), nicht dringend aber bedeutend (für diese Meldungen geben Sie einen späten Beantwortungszeitpunkt an) und dringend und dringend (diese Meldungen werden umgehend verarbeitet).
Der Gedanke, dass man auf E-Mails so rasch wie möglich reagieren sollte, ist weitläufig. Wer aber eine E-Mail verschickt, sollte keine unmittelbare Reaktion erwartet. Die Beantwortung einer E-Mail innerhalb von 24 Std. ist vollkommen ausreichend. Fügen Sie am nächsten Tag nach Möglichkeit keine älteren Meldungen hinzu. Schicken Sie selbst weniger Emails.
Ein E-Mail wird rasch versendet und viele Menschen überlegen nicht einmal mehr, ob es das passende Mittel ist. Aber gerade das ist tödlich, weil E-Mails versendet werden, wo man besser hätte telefonieren können. Das sind meist pragmatische Menschen, die glauben, was sie schreiben und was sie ausdrücken.
Ist es wirklich ein Kunststück, eine E-Mail zu beantworten? Laut der Zeitschrift The Atlantic sollte die einwandfreie E-Mail klangneutral sein, wenn man einer Studie Glauben schenkt, für die rund 5,3 Mio. Botschaften auswertet wurden. Kurz gesagt: zwischen 75 und 100 Wörter. Weitere Fachbesucher finden diese Artikel: .