E Mail Newsletter Rechtliche Vorgaben

Prüfliste für gesetzeskonformes E-Mail-Marketing

Häufig sind viele E-Mail-Vermarkter und Newsletter-Versender unsicher über die derzeitige Gesetzeslage im E-Mail-Marketingbereich und was zu beachten ist, um das Gefahr eines Warnschreibens zu mindern. Unsere Wegbegleiter sind prinzipiell das BDSG, namentlich §11 BDSG, und das UWG, namentlich § 7 UWG.

Da es sich bei den E-Mailadressen um persönliche Angaben handele, gelte das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Gemäß 11 BDSG müssen Sie den Dienstanbieter, an den Sie diese Angaben weiterleiten (E-Mail-Adressen Ihrer Kunden), genau aussuchen. Empfehlenswert sind hier Anbieter, die regelmässig von einem neutralen Dritten wie dem TÜV Rheinland auditiert werden.

Als Ergebnis von Ziffer 1 müssen Sie mit Ihrem Newsletter-Dienstleister eine sogenannte ADV (Order for Data Processing) abschließen, bevor Sie die persönlichen Angaben weitergeben. Wenn Sie einen Newsletter anbieten, sollten Sie dies auch in Ihrer Datenschutzrichtlinie anführen. Hervorzuheben ist vor allem, was mit den Kundendaten passiert und wie man den Newsletter abonnieren und abbestellen kann.

Eine beispielhafte Datenschutzrichtlinie ist in Ihrem Newsletter2Go-Konto zu sehen. Newsletter-Registrierung über Double-Opt-In Stellen Sie sicher, dass Sie Newsletter-Registrierungen über das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren (DOI) erringen. Nach der Registrierung wird dem Teilnehmer ein Bestätigungs-Link in einer gesonderten E-Mail zugesandt. Das Newsletter-Abonnement wird erst nach Bestätigung des Links beendet.

Damit erfüllen Sie das gesetzliche Erfordernis der "ausdrücklichen Zustimmung" zum Newsletter. Andernfalls können E-Mail-Adressen für den Newsletter beliebig eingegeben werden, ohne dass sie sich explizit registriert haben. Sichern Sie sich daher die Zeit und das Erscheinungsdatum des DOI eines jeden Newsletter-Abonnements. Fragen Sie Ihren Dienstanbieter, ob er diese Informationen automatisiert sichert.

Nach der Devise "Je mehr Angaben, umso besser " gibt es immer noch viel zu viele Registrierungsformulare. Es ist gesetzlich nicht zulässig, andere Angaben als die E-Mail-Adresse als Pflichtangaben für die Anmeldung zum Newsletter anzufordern. Das sollte Sie aber nicht weiter belästigen, denn je weniger Informationen Sie anfordern, umso höher ist die Konversionsrate für den Newsletter.

Also nur die wirklich wichtigen Angaben abfragen (und das ist kein Pflichtfeld!), um Ihren Newsletter zu individualisieren. Zur Zeit des Versands des DOI-Mailings gibt es noch keine Zustimmung zum Newsletter, so dass dieser Inhalt zu diesem Zeitpunkt unautorisierte Werbemaßnahmen darstellt. Ein Abmelde-Link sollte in Ihrem Newsletter nicht fehlen.

Durch den Abmelde-Link können sich Ihre Adressaten ganz bequem und zuverlässig vom Newsletter austragen. Dies geschieht auch bei verschiedenen Anbietern voll automatisch, so dass Sie die Stornierungen nicht selbst vornehmen müssen. Impressumpflicht Der Newsletter muss neben der Abmeldeoption ein ähnliches Impressum wie auf der Webseite haben. Die Fußzeile des Newsletter ist geeignet, dieser gesetzlichen Anforderung Rechnung zu tragen.

Last but not least: Wenn Sie bereits Kunden haben, können Sie diese auch per Newsletter ohne gültigen DOI erreichen, wenn Sie die vier Ausnahmeregelungen des 7 Abs. 3 UWG genauestens einhalten.