Personalakte

Die wichtigsten Mitarbeiterdaten werden in der Personalakte gespeichert.

Personalakteninhalt: Was es heißt

Ein Personalaktenordner ist eine Mappe, in der die arbeitsrelevanten Dokumente des Mitarbeiters abgelegt werden. Das Personaldossier wird vom Manager erstellt. Diese Dokumente beziehen sich auf das persönliche und das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters und müssen sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen. Dabei gibt es keine genauen rechtlichen Anforderungen an den Typ und die Reichweite einer Personendatei.

Tatsächlich muss ein Unternehmer nicht einmal eine Personendatei erstellen - auch wenn er dies in der Regel tut. Die einzige Ausnahmen sind der Öffentliche Dienst; die genauen Regeln für Personalakten sind im öffentlichen Dienstgesetz festgelegt. Wenn möglich, sollten die Dokumente den Mitarbeiter ausführlich, vollständig und den tatsächlichen Umständen gemäß präsentieren.

Andererseits kann sich eine lückenhafte Akte negativ auswirken. Personalakteninhalt: Was ist in meiner Persona? In den Personalakten werden nicht von jedem Unternehmer die selben Dokumente gesammelt, manche bewahren sehr ausführliche Dateien auf, andere erfassen wirklich nur die wesentlichen Punkte. Es gibt keine feste Regel und so kann das Untenehmen selbst bestimmen, was in der Personalkartei enthalten ist.

Es gibt jedoch einen wesentlichen Grundsatz: Die erfassten Daten müssen in direktem Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen. 2. Daher ist es nicht erlaubt, sämtliche Daten über einen Arbeitnehmer zu sammeln. Die gängigsten Belege haben wir in einer Mitarbeiterakte zusammengestellt: Andererseits gibt es auch einige Belege, die Ihr Auftraggeber nicht in die Mitarbeiterakte aufnehmen darf.

Es handelt sich dabei in erster Linie um Daten, die Ihre Persönlichkeitsrechte berühren und für Ihre geschäftliche Aktivität nicht von Belang sind. Zum Beispiel darf die Personendatei nicht angeben, wann und warum Sie sich erkrankt haben. Sind Sie z.B. unter der Woche regelmässig im Krankheitsfall und erscheinen dann in der Tageszeitung, wie Sie den Lauf am vergangenen Montag gewannen, sind Sie aber am folgenden Montag wieder in Krankheit.

Letztendlich geht es darum zu klarstellen, in welchem Umfang Daten über Sie selbst in direktem Bezug zu Ihrem Beschäftigungsverhältnis steht. Interne Benachteiligungen befürchtet er, da sein Auftraggeber neben dem Therapieerfolg auch seine Erkrankung aufzeichnete. Wie in diesem Falle können Angaben zum Thema Alkoholiker in direktem Bezug zum Beschäftigungsverhältnis sein, wenn die Erkrankung nachweisbare Auswirkungen auf Ihre Tätigkeit hat.

Allerdings dürfen in den Personalakten keine Angaben erscheinen, wenn Sie vom Werksarzt betreut wurden, da der Werksarzt der Vertraulichkeit unterworfen ist. Da sich nicht jeder Unternehmer an diese Regeln halten kann es sich daher durchaus rechnen, mit der eigenen Personalkartei umzugehen. Falls hier persönliche Daten gespeichert sind oder Dokumente gespeichert werden, die nichts in der Datei verlieren, können Sie Ihren Vorgesetzten bitten, diese zu löschen.

Ist dies nicht klar, haben Sie auch die Gelegenheit, mit einem Rechtsanwalt dagegen zu klagen oder eine Erklärung oder Gegenerklärung abzugeben, wenn Sie mit dem Sachverhalt nicht übereinstimmen. In Zeiten der zunehmenden Internationalisierung werden persönliche Dateien im gut sortierten Aktenordner immer knapper. Der einzige Unterschied zwischen der elektronischen Mitarbeiterakte und der herkömmlichen Mitarbeiterakte besteht darin, dass die oben genannten Dokumente von einem IT-System aufgezeichnet werden.

Dies geschieht durch Eingabe oder Einlesen der persönlichen Angaben in eine Datenbank. Die Einwilligung des Mitarbeiters kann z.B. auch unmittelbar im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Eine direkte Verarbeitung personenbezogener Informationen ist aber auch möglich, wenn eine andere gesetzliche Regelung, wie z.B. eine Werksvereinbarung, dies zulässt. So genehmigte zum Beispiel ein Konzernbetriebsrat die elektronischen Unterlagen für alle Beschäftigten.

Zusätzlich zur Einwilligung der Mitarbeiter gibt es noch eine weitere Voraussetzung: Hat das Betrieb 20 oder mehr Mitarbeiter, muss ein Beauftragter für den Datenschutz vom Auftraggeber hinzugezogen werden. Aufbewahrungsdauer der Personalakte: Wie lange wird sie aufbewahrt? Steuerrelevante Belege haben z.B. eine Sperrfrist von sechs Jahren. Die Firmen müssen die Dokumente bis zum Erlöschen der Forderungen des Mitarbeiters aufheben.

Warnungen können nach einer gewissen Zeit aus der Personendatei gelöscht werden, wenn keine anderen Ereignisse oder Gründe dagegen vorlagen. Einsichtnahme in die Personalakte: Das meiste in der Personalkartei geht niemanden etwas an. Es ist nicht ohne triftigen Grund geheim zu halten und es muss auch ein Beauftragter für den Datenschutz im Betrieb bestellt werden, wenn der Personalakteninhalt nicht mehr in veralteten Akten, sondern als Datei auf dem Rechner abgelegt wird.

Es stellt sich die Frage: Wer darf die Personalien einsichtnehmen? Während dieses Recht nur in Ausnahmefällen von Mitarbeitern ausgeübt wird, können Sie Zugang zu Ihrer Mitarbeiterakte beantragen, um z. B. zu sehen, ob diese wirklich keine unberechtigten Angaben über Sie hat. Abgesehen von Ihnen kann der Auftraggeber und auch der Personalchef des Betriebes die Personalien eingesehen - darüber hinaus hat vorerst niemand das Recht, die zu erheben.

Das hat das Landarbeitsgericht Schleswig-Holstein entschieden (Urteil vom 17.04.2014, Az.: 5 Sa 385/13) und dies damit begründet, dass das Recht des Mitarbeiters auf persönliche Einsicht ausschließlich darauf gerichtet ist, ob falsche Angaben in der Belegschaftsakte vorhanden sind - und um dies zu bewerten, ist es nicht notwendig, einen Anwalt zu haben, der am besten vom Mitarbeiter allein gemacht wird.

Eine Einsichtnahme in die Personalien ist dem Gesamtbetriebsrat nicht gestattet. Zur Einsichtnahme kann der Beschäftigte ein Betriebsratsmitglied beiziehen. Bei Verstößen gegen das Reglement und Zugang der Betriebsratsmitglieder zu den Personalunterlagen kann dies zum Ausschluß aus dem Ausschuss führen. 2. Nach dem Bundesarbeitsgericht (BArbG, 16.11.2010, 9 AZR 573/09) verfällt das Recht auf Einsichtnahme in die eigene Datei auch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht.