E Mail Versand

DSGVO-gerechter E-Mail-Versand

E-Mail-Versand ist in jedem Unternehmen eine Selbstverständlichkeit. Was nach der DSGVO zu beachten ist, zeigt der Beauftragte für den Bereich des Datenschutzes und der Pressefreiheit in Nordrhein-Westfalen (LDI) in einer vorliegenden Meldung auf. Welche technischen und organisatorischen Massnahmen gibt es für den Versand von E-Mails, wenn der Schutz personenbezogener Informationen nach der Basisdatenschutzverordnung erforderlich ist?

Eine E-Mail setzt sich aus ihrem tatsächlichen Content und Metainformationen zusammen: Zu den Inhalten zählen die Mitteilung und alle angehängten Anhänge. Metainformationen beinhalten die Adresse der Sender und Adressaten, das Erscheinungsdatum und den Gegenstand der Mitteilung. In beiden Content-Ebenen können persönliche Angaben enthalten sein. Die Verschlüsselung einer E-Mail durch den Sender ist abhängig von den Schutzanforderungen der übermittelten Informationen.

Für solche sensiblen Informationen, die einen sehr großen Schutzanspruch nach § 9 Abs. 1 DSGVO haben, ist eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung erforderlich. Dies verschlüsselt den E-Mailinhalt. Daher müssen die Benutzer dafür sensibilisiert werden, einen Neutraltext für das Thema einer Mitteilung zu verwenden, der nicht zu viel über den Content aussagt.

Die beiden Methoden S/MIME und OpenPGP eignen sich in erster Linie für die inhaltliche Absicherung. Weil beide Methoden die Metaebene der Mail nicht chiffrieren können, kann eine Chiffrierung auf Transport-Ebene vonnöten sein. Das BSI hat eine neue Fachrichtlinie zur sicheren Umsetzung der Verschlüsselungstechnik auf Verkehrsebene erlassen.

Damit ist die Implementierung der Direktive die erforderliche Grundvoraussetzung für eine Datenschutz-konforme Übermittlung per e-Mail.

Eine E-Mail senden: Und wie geht das?

Das Versenden von E-Mails ist einer der bedeutendsten Internetdienste für viele, sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich. Standardmäßig wird eine Mail über das einfache Mailtransferprotokoll weitergeleitet. Der Abruf der Meldungen erfolgt entweder über IMAP oder über WAP3, aber auch über ein Programm wie Mail-User-Agent und Mail-Transfer-Agent.

Sie erfahren, worum es bei den einzelnen Software-Agenten geht, welche Sender eine E-Mail während des Versands passiert und welche Störungen bei der Auslieferung auftauchen. Ein E-Mail-Programm hat den technischen Namen Mail User Agenten (auch bekannt als MUA). Wenn Sie eine Meldung in Ihr MUA eingegeben und auf die Schaltfläche Senden gedrückt haben, läuft der Sendevorgang einer E-Mail ab.

Bevor eine Mail den angesprochenen Eingang passiert, wird sie an verschiedenen Stellen aufbereitet, überprüft und weitergeleite. Nach dem Versenden der Mail konvertiert Ihr E-Mail-Programm zunächst die Mails. Die MUA teilt Ihre Mail in zwei Bereiche ein - Kopf und Körper. Im Kopfbereich befinden sich Informationen wie z. B. der Sender, das Versanddatum und die Sendezeit, der Betreff der E-Mail oder der Name des/der Empfänger (s) der E-Mail.

Unter dem Header befindet sich der so genannte Textkörper einer Mail. Dazu gehören nicht nur die Textbuchstaben einer Mitteilung, sondern auch E-Mail-Anhänge wie z. B. Unterlagen, Abbildungen und dergleichen. Der Mail-Benutzeragent kontaktiert dann den Mail-Server Ihres E-Mail-Providers (auch E-Mail-Provider genannt). Auf einem Mail-Server gibt es ein permanentes Onlineprogramm zum Empfang und Versand von E-Mails: den Mail-Übertragungs-Agenten ( "Message-Übertragungs-Agenten " oder kurz MTA genannt).

Zur Entlastung des MTA kann ein Mail- oder Nachrichtenübermittlungsagent (MSA) vorangestellt werden. Vor dem Versenden der E-Mail durch den MTA Ihres E-Mail-Providers wird diese auf die erlaubte Grösse überprüft - je nach E-Mail-Provider kann der Attachment in der Regel 4 bis 20 MB betragen. Wenn die Mail oder der Attachment zu groß ist, werden Sie benachrichtigt und die Übertragung wird stopp.

Auch die meisten E-Mail-Anbieter scannen E-Mails vor dem Versand auf Spam und Malware wie z. B. Virus oder Trojanern. Gibt es keinen Verdacht auf Spam und die Größe der Mail ist innerhalb der zulässigen Grenzen, sichert der MTA die Mails. Ihr Mailtransferagent durchsucht nun im Domain Name System den Mail-Server des Empfängers - sofern der MEA dies nicht bereits getan hat.

Wenn die E-Mail-Adresse nicht ermittelt werden kann (weil Sie sie falsch eingegeben haben oder sie einfach nicht existiert), sendet der MTA die E-Mail mit einer zugehörigen Meldung an den Sender zurück. Ist alles in Ordnung, gibt der eigene MTA die Mail an den MTA des Empfänger-Mail-Servers weiter. Hier wird die Meldung - wie bei jedem Internetdatenverkehr - in mehrere Bereiche aufgeteilt.

Der Versand von Einzelpaketen (maximale Größe 64 KB) hat mehrere Vorteile: Es wird immer auf die Übertragungspfade zurückgegriffen, auf denen derzeit vergleichsweise wenig Datenverkehr vorhanden ist. Über diese Verteilknoten erreichen die Einzelpakete einer Mail den Mail-Server des Adressaten und werden dort wiederhergestellt. Damit ist die Mail auf dem Mail-Server des Empfängers gekommen.

Aber bevor es den Empfänger erreicht, prüft der MTA des Ziel-Mail-Servers auch die eingehenden Nachrichten. Übersteigt der File-Attachment die Kapazität des Mail-Providers des Empfängers, so wird die Mitteilung nicht ausgeliefert, sondern an Sie zurückgesendet. Wird ein verdächtiges Zeichen entdeckt (z.B. gewisse Ausdrücke wie " Viagra " im Klartext, bekannter Virus oder andere Computer-Malware im Attachment - oder wenn der Sender bereits häufig Spams versendet hat), wird die E-Mail dementsprechend gekennzeichnet oder die Übertragung der E-Mail wird vollständig verhindert.

Hat Ihre Mail diese Prüfung bestanden, wird die Mitteilung auf dem Mailserver des Empfängers/der Empfängerin abgelegt und kann vom Empfänger/von der Empfängerin abgeholt werden. Ein Mail- oder Nachrichtenzusteller (MDA) sendet die Mitteilung an den E-Mail-Eingang des Empfänger. Auch hier wird der Content auf Spam und Malware überprüft - dieses Mal durch das E-Mail-Programm des Empfänger.

Die Mail kann dann geöffnet und im Eingang gelesen werden.