Wie lange Bleibt eine Abmahnung in der Personalakte

Beschränkung von Maßnahmen: Entfernen einer Warnung aus der Personalakte | Personnel

Das Mahnschreiben eines Arbeitnehmers wird in seine Personalakte miteinbezogen. Besteht eine Sperrfrist oder in welchen FÃ?llen kann der Mitarbeiter die Entfernung der Warnung aus der Personalakte einfordern? Das Mahnschreiben eines Arbeitnehmers wird in seine Personalakte miteinbezogen. Besteht eine Sperrfrist oder in welchen FÃ?llen kann der Mitarbeiter die Entfernung der Warnung aus der Personalakte einfordern?

Nach der Warnung eines Arbeitnehmers in der Personalakte bleibt er in der Regel dort. Die Dokumente ehemaliger Angestellter werden oft über Jahrzehnte in Betrieben verwahrt, obwohl es keine arbeitsrechtlichen Verpflichtungen gibt, Personalunterlagen für einen gewissen Zeitraum zu führen. Möchte der Angestellte seine Warnung aus der Personalakte entfernen lassen, ist dies nur unter ganz speziellen Bedingungen möglich.

Zuerst ist zu unterscheiden, ob die Warnung zu Recht ausgesprochen wurde oder nicht. Ab wann muss eine Warnung aus der Personalakte gelöscht werden? Die Mitarbeiter haben das Grundrecht, fehlerhafte Einträge in der Personalakte löschen oder korrigieren zu dürfen. Aus diesem Grund muss der Dienstherr eine falsche Warnung aus der Personalakte austragen. Mit einer zu Recht ausgesprochenen Warnung ist die Situation anders.

Eine solche Warnung hat prinzipiell keine Verjährungsfrist: Das bedeutet, dass sie in Kraft bleibt und nicht - wie teilweise zu unrecht vermutet - nach zwei Jahren ihre Geltung einbüßt. Es gibt also auch kein "Verfalls- oder Verfallsdatum", nach dem eine Abmahnung zu entfernen wäre. oder gegen den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz verstößt, so hat der Mitarbeiter einen rechtlich vollstreckbaren Rechtsanspruch gemäß 242, 1004 Abs. 1 BGB sinngemäß zum Widerruf der Abmahnung sowie zur Streichung des Abmahnschreibens aus den Personalunterlagen.

Näheres zu den Anforderungen an den Inhalt einer Warnung. Zwei bis drei Jahre lang - in denen er sich richtig verhielt - konnte der Arbeitnehmer fordern, dass der Auftraggeber die Abmahnung aus der Personalakte entfernt. Obwohl sich der Dienstherr im Falle einer Verhaltenskündigung nicht mehr auf ein zwei- bis dreijähriges Abmahnschreiben verlassen kann - denn nach dieser Zeit gibt es keine Abmahnfunktion für das Abmahnschreiben -, muss er es nur dann aus der Personalakte löschen, wenn kein legitimes Recht auf weitere Speicherung für ihn besteht.

Ein Warnschreiben kann auch für den Auftraggeber von Bedeutung sein, z.B. im Zusammenhang mit einer zukünftigen Versetzungsentscheidung, einer späteren Bescheinigung oder einer Beendigung des Betriebs. Damit kann der Unternehmer die Abmahnung nach der aktuellen Rechtsprechung des BAG weit über drei Jahre in der Personalakte lassen, obwohl sie nach Ansicht des Gerichtes auch nicht per se für die ganze Laufzeit des Beschäftigungsverhältnisses gilt.

Inwieweit das durch die Abmahnung beanstandete Benehmen für das Beschäftigungsverhältnis in jeder Beziehung rechtsunwirksam geworden ist, müssen die Richter im Einzelnen abklären. Jedenfalls bei geringfügigen Pflichtverletzungen muss in der Regel nach zwei bis drei Jahren eine Verwarnung aus der Personalakte gestrichen werden, wenn dem Mitarbeiter bis dahin nichts vorgeworfen wird.

Aufhebung der Abmahnung aus der Personalakte nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses? In der Regel hat er jedoch keinen Anrecht mehr auf Streichung auch nur einer ungerechtfertigten Abmahnung aus der Personalakte. Ausnahmen: Ein solcher Antrag kann in Ausnahmefällen gestellt werden, wenn objektiver Beweis dafür vorliegt, dass eine Abmahnung den Mitarbeiter nach Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses noch schädigen könnte (BAG, Entscheidung vom 19. April 2012, 2 AZR 233/11).