Qualitätsmanagement Dokumentation

Dokumentation im QM-System

Basis eines QM-Systems sind neben der QM-Politik und den QM-Zielen die jeweiligen Vorschriften, die beschreiben, wie die einzelnen Abläufe innerhalb der Unternehmung laufen, wer für was und welche Belege zuständig ist. Die interne Revision stellt dann fest, ob in der Realität wirklich alles in Übereinstimmung mit den vorgegebenen Vorschriften erfolgt und ob diese Vorschriften (noch) für das reibungslose und effiziente Arbeiten im Geschäftsbetrieb angemessen sind.

Problematisch wird es jedoch immer dann, wenn Vorschriften und Gepflogenheiten voneinander abweicht oder die Beschäftigten die Vorschriften gar nicht oder nicht für nützlich oder verbesserungsbedürftig halten. Jetzt wird klar, was die gesamte QM-Dokumentation bringt: Wie rasch können Veränderungen vorgenommen werden? Was sind die Vorschriften, die von den Veränderungen berührt werden?

In welche Gebiete oder Beschäftigte muss die Transformation eingebunden werden? Welches Template muss ersetzt werden? Damit die QM-Dokumentation wirklich als Grundlage für eine gesicherte Steuerung der Abläufe genutzt werden kann, muss sie leicht, übersichtlich und "anpassungsfähig" sein. In der QM-Dokumentation sind die "Spielregeln" enthalten, die alle "Spieler" befolgen müssen, um das gemeinschaftliche "Spiel" mit Erfolg "spielen" zu können.

Diese " Regeln des Spiels " müssen laufend verbessert und an sich verändernde Rahmenbedingungen angepaßt werden, um die Einführung von neuen Mitarbeitenden zu fördern, die Einführung von Mitarbeitenden in neue Verantwortungsbereiche zu fördern, Abläufe und Interfaces zu untersuchen, Abläufe und Interfaces zu verbessern, den Überblick zu bewahren, das Prozessnetz zu steuern, auf veränderte Rahmenbedingungen rasch agieren zu können und eine kontinuierliche Optimierung zu erreichen.

Es ist wichtig, dass jeder Arbeitnehmer nur die Vorschriften und Schablonen bekommt, die er für seine Arbeit braucht und die für ihn von Interesse sind. Inwieweit dies in gedruckter Form oder über das IT-Netzwerk geschieht, hängt von den zur Auswahl stehenden Mitteln und der Annahme des entsprechenden Datenträgers durch die betroffenen Mitarbeitenden ab.

Weil die Mitarbeitenden nicht mit überflüssigen Daten überfordert sind und sich auf die sie betreffende Vorschriften und Anforderungen beschränken können, haben sie in der Regel ein grosses Bedürfnis, ihre Vorschriften und Templates zu verbessern und weiter zu verbessern. Der regelmäßige Anstoß für diese Form der kontinuierlichen Optimierung ist das Internal Auditing, in dem die Praktikabilität der definierten Prozesse durchleuchtet wird.

Dabei ist bei allen Bemühungen um eine individuelle, optimale QM-Dokumentation stets zu berücksichtigen, dass dies alles nur dazu dienen soll, einen wirksamen und wirtschaftlichen Arbeitsablauf zu gewährleisten, Fehlern vorzubeugen und Resultate zu erzielen, die den Auftraggeber befriedigen oder gar anregen. Für die Zertifizierungen eines QM-Systems ist es unerheblich, in welcher Ausprägung und in welcher Struktur eine QM-Dokumentation vorrätig ist.

Je besser aber der Vorteil eines QM-Systems ist, desto besser wird die QM-Dokumentation die fehlerfreien und effizienten Abläufe und die kontinuierliche Optimierung der Unternehmensprozesse unterstützen.