E Mail Signatur Vorlage Geschäftlich

Signaturvorlagen für E-Mail-Nachrichten | Business und Private mit Beispiel

E-Mail-Signaturen sind ein unverzichtbarer Teil der professionellen Businesskommunikation. Besondere Hinweise am Ende einer E-Mail erlauben es dem Adressaten, den Sender einer E-Mail zu erkennen und die weitere Kommunikation zu erleichter. Die Unterschrift einer Privatnachricht enthält nur freiwillig gemachte Daten, während die Versender von elektronischen Geschäftsbriefen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen müssen. Wie muss eine E-Mail-Signatur aussehen?

Die E-Mail-Signatur enthält alle wesentlichen Kontaktdaten, ist auf das Wichtigste beschränkt, klar gegliedert und vermittelt dem Adressaten einen persönlichen Eindruck des Senders. Die Informationen, die die E-Mail-Signatur enthalten muss, hängen von der Kommunikationsart ab. Selbst wenn die E-Mail-Signatur für Privatleute nicht rechtlich bindend ist, bieten sie eine gute Gelegenheit, die Aufmerksamkeit der Gesprächspartner auf andere Kontaktwege zu lenken oder Vorhaben wie Ihre eigene Webseite vorzustellen.

Gewöhnliche Spezifikationen in Privatsignaturen sind: Andere zusätzliche Elemente wie z. B. Angebote, Aphorismen, das Lieblingsmotto oder Graphiken sind populär, sollten aber sorgfältig ausgewählt und je nach Adressat zurückhaltend sein. Geschäfts-E-Mails werden seit dem 1. Jänner 2007 formell als Geschäftsbrief betrachtet. Die E-Mail-Signatur schafft zudem Raum für optionalen Content wie den Anspruch oder Slogan des Unternehmen.

Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass die Unterschrift in erster Linie dazu bestimmt ist, Kontakte herzustellen und nicht aus Rücksichtnahme auf den Adressaten zu Werbeflächen degenerieren. Eine weitere inhaltliche Komponente, die nun auch in Deutschland immer mehr Wirtschaftsnachrichten hervorbringt, ist der Haftungsausschluss nach US-amerikanischem Modell. Ergänzungen wie die folgende Standardrezeptur klingen zwar bedeutend, sind aber in Deutschland nicht verbindlich und können daher ebenso leicht entfallen: "Diese E-Mail kann vertrauenswürdige und/oder rechtlich abgesicherte Angaben beinhalten.

Sollten Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sein oder diese E-Mail versehentlich empfangen haben, informieren Sie den Versender und zerstören Sie diese E-Mail. Es ist verboten, den Inhalte dieser E-Mail zu archivieren, weiterzugeben oder in anderer Form als dem vorgesehenen Empfänger zu nutzen. "Ein Versender einer E-Mail stellt keine rechtlichen Ansprüche durch einen solchen Haftungsausschluss sicher, die nach geltendem Recht nicht bereitstehen.

Was muss eine E-Mail-Signatur sein? Die E-Mail-Signatur ist klar, gut lesbar und macht einen guten Eindruck. Natürlich. Daher ist es ratsam, ein dezentes Design zu verwenden, das der Informationsstrukturierung diente. Das folgende Beispiel stellt eine Signatur dar, die alle obligatorischen Angaben einer geschäftlichen E-Mail enthält. Allerdings werden die Angaben in einer Weise dargestellt, die das Ablesen erheblich erleichtert.

Eine solche Signatur kann durch Paragraphen optimiert werden. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die einzelnen Angaben durch vertikale Linien zu trennen und damit klarer zu machen. Herkömmliche E-Mail-Programme bieten in der Regel genügend Speicherplatz für die Signatur, so dass typographische Leerzeichen problemlos verwendet werden können, um die Verständlichkeit der Information zu verbessern.

Unterschiedliche Schriften und die Verwendung von Farb- und Größendifferenzen tragen dazu bei, die Verständlichkeit einer E-Mail-Signatur bei korrekter Dosis zu verbessern. Auf Gegensätze antwortet das Menschenauge - durch geschickte Formatierung heben sich gewisse Teile der Signatur ab. Daher sollte eine neue Signatur in unterschiedlichen Applikationen auf die angestrebte Repräsentation geprüft werden.

Sonst wird nicht nur die Leserlichkeit einer E-Mail-Signatur beeinträchtigt, zu waghalsige Schöpfungen werden rasch überlastet und im Extremfall dumm. Die Versender solcher Mitteilungen riskieren, nicht ernst zu nehmen oder als zweifelhaft einzustufen. Im Einzelfall kann es im Sinn eines Corporate Designs Sinn machen, die Firmenfarben oder eine Unternehmensschrift in der E-Mail-Signatur zu verwenden.

Zur Steigerung des Wiedererkennungswertes verwenden viele Unternehmen auch graphische Gestaltungselemente wie Firmenlogos oder andere Gestaltungselemente in der E-Mail-Signatur, die das Erscheinungsbild des Betriebes ausmachen. Zusätzlich gibt es die Moeglichkeit, der E-Mail eine persoenliche Note zu verleihen. Eine solche Anstrengung findet jedoch nicht bei allen Empfängern Anklang.

Mitteilungen mit Bild-Elementen können dank des HTML-Formats attraktiv gestaltet werden, werden aber oft fehlerhaft angezeigt oder als Spams ausgelesen. Dabei können wesentliche Hinweise ausgelassen werden. Emailmarketing erlaubt eine unmittelbare und persönliche Kontaktaufnahme und versorgt den Adressaten am besten mit exakt den gewünschten Information. Egal ob Interessent, Bestandskunde oder Partner, mit individuellem Newsletter und Werbebriefen sichert sich ein Betrieb eine dauerhaft gute Kundentreue.

E-Mail als Zukunftsmusik! Die erste E-Mail kam 1984 in Deutschland an - einige Dekaden später wurde die E-Mail zum meist genutzten Internet-Service der Welt. Die aktuellen Tendenzen und Kennzahlen informieren und ermöglichen einen Ausblick in die E-MailZukunft. Zusätzlich können in Outlook eine Vielzahl von speziellen Regeln definiert werden, zum Beispiel für den Falle, dass wesentliche E-Mails nachgeschickt werden.

Warum eine ausgeklügelte Begrüßungsformel am Ende einer E-Mail ausarbeiten? Die E-Mail-Signatur ist seit langem ein praktischer Weg, um Zeit zu gewinnen und dem Adressaten nicht nur im beruflichen Alltag wertvolle Informationen wie Telefonnummern oder Homepages zur Verfügung zu stellen. Auch das Hinzufügen von Verknüpfungen und Bildern ist in vielen Bereichen ohne Probleme möglich.