Dokumentenlenkung

QM-Dokumentenkontrolle - 5 Erfolgsschritte

Woher kommt die Dokumentenkontrolle und welche Grundstrukturen sollten Sie haben? Welche Anforderungen sollten Sie insbesondere im Bereich des Qualitätsmanagements beachten, um im Rahmen des Audits erfolgreich zu sein? Wofür steht die Dokumentenkontrolle und was wird tatsächlich kontrolliert? Was sind die Zielsetzungen der Dokumentenkontrolle? Was sind die Klassiker in der QM-Belegsteuerung? Was ist Dokumentkontrolle?

Unter " Dokumentenkontrolle " versteht man die Definition, wie ein Dokument innerhalb einer Firma oder einem Unternehmen erzeugt, verarbeitet, geprüft, freigeschaltet und verbreitet wird. Vereinfacht ausgedrückt geht es um den gesamten Lebensweg eines Dokumentes, von der Erzeugung bis zur Revision und zum Archiv. Das Dokumentenkontrollsystem legt fest, wie die Belege und ihre Änderungen klar verfolgt und markiert werden.

Die Dokumentenkontrolle wird je nach Anwendungsbereich auch als "Kontrolle von Akten" oder schlicht als "Kontrolle von Dokumenten" eingesetzt. Mit der neuen ISO 9001:2015 wird der Ausdruck "Kontrolle der dokumentierten Informationen" auch im Bereich des Qualitätsmanagements verwendet. Natürlich denken Sie zuerst - was für eine Fragestellung - natürlich nach! Doch was gehört unter diesen Terminus "Dokument"?

Erstens hat sich die Begriffsbestimmung eines Dokumentes im Lauf der Jahre entwickelt. Früher ging es vor allem um ein Papierdokument mit Daten, die man weitergeben und archivieren konnte, heute sind wir mehr und mehr im Bereich der elektronischen Dokumenten. In der Regel ist ein Beleg wie folgt definiert:

Eine Urkunde ist der Überbringer jeder Art von Informationen. Es können unterschiedliche Fassungen eines Dokumentes auftreten und existieren - im Bereich des Qualitätsmanagements spricht man von einem Revisionsstand. Prozeduranweisungen oder Verfahrensbeschreibungen sind ein klassisches Beispiel für eine Urkunde. Excursus: Was ist der Unterscheid zwischen einem Beleg und einer Mitschrift? Eine einmal angelegte Aufnahme kann im Vergleich zu einem Beleg nicht mehr verändert werden und daher nicht mehr in unterschiedlichen Fassungen sein.

In der Qualitätssicherung sind dies zum Beispiel die ausgefüllten Formblätter, Sitzungsprotokolle oder eine Managementbeurteilung, Audits oder Auditberichte. Praktisches Beispiel: Die Templates der Formblätter oder des Protokolls sind Unterlagen - sie können geändert und überarbeitet werden. Was sind die Zielsetzungen der Dokumentenkontrolle? Aber wie kann dies im Unternehmen geschaffen, gepflegt und weitergeleitet werden? An dieser Stelle kommt die Dokumentenkontrolle ins Spiel. Ist das nicht der Fall?

Diejenigen, die die Dokumentenkontrolle im Betrieb etablieren, haben in der Regel eine einheitliche, normenkonforme Prozess- und Verantwortungsdokumentation zum Thema. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass die Mitarbeitenden bei ihrer alltäglichen Tätigkeit durch das Dokumentenmanagement gestützt werden und die Informationen zur rechten Zeit am rechten Platz zur Verfügung stehen. Zertifizierungen nach einem bestimmten Standard sind oft das große Thema, wenn es um die Dokumentenkontrolle im Bereich des Qualitätsmanagements geht.

Schließlich achtet der Prüfer darauf, dass die Unterlagen und Unterlagen möglichst vollständig und ohne Lücken aufbewahrt werden. Außerdem soll jedes Schriftstück (und jede Überarbeitung dieses Schriftstücks) zeigen, wer das Schriftstück wann angelegt hat, wer es wann verarbeitet hat, wer das Schriftstück überprüft hat, von wem es wann freigeschaltet wurde und von wem die Bestätigung erfolgt ist.

Dadurch wird eine verständliche Dokumentenstruktur für das QM geschaffen. Selbst wenn sie seit ISO 9001:2015 nicht mehr ausdrücklich vorgeschrieben sind - in einem QM-Handbuch zusammengefaßt - bilden diese Unterlagen die wesentliche Basis für eine event. Forderungen an das Dokumentenmanagement werden unmittelbar in den relevanten Standards wie der ISO 9001 festgelegt.

Kann jeder Angestellte von jedem Ort aus auf die für ihn wichtigen Unterlagen zurückgreifen? Wodurch wird gewährleistet, dass immer nur auf die jeweils aktuelle Fassung eines Dokumentes zugegriffen wird? Inwiefern ist eine vollständige Überarbeitung und Speicherung der Unterlagen gewährleistet? Sind die Unterlagen abrufbar? Ist die Historie des Dokumentes eindeutig nachvollziehbar?

Ist die Rolle des Verantwortlichen für das Dokument, Ersteller, Bearbeiter, Prüfer, Auftraggeber und Empfänger genau definiert? Lassen sich Unterlagen und ihre Fassungen durch Serienrevisionsnummern, Prüf- und Freigabedaten identifizieren? Sie haben es vielleicht schon im Verlauf dieses Beitrags bemerkt, dass der Ausdruck "Dokumentenkontrolle" in der klassischen Form im Rahmen des Qualitätsmanagements und der QM-Dokumentation vorkommt.

Aber auch in anderen Gebieten kommt die Dokumentenkontrolle selbst zum Einsatz - letztendlich dort, wo Belege im Umlauf sind. Jedes auf Standards basierende Managementsystem, von ISO 14001 oder ISO 17025, über AZAV bis zu IFS und HACCP, Vertragsverwaltung, Risk Management, Projektleitung, Dokumentenkonformität, oder auch Gebiete von der Herstellung und Vermarktung bis zum Verkauf und vieles mehr Verarbeitung (1. Ebene), mit anschliessender Dokumentenverteilun.

Gängige Variante neben dem 3-stufigen Klassiker: praktisches Beispiel für die Dokumentenkontrolle im Unternehmen: Das Dokumentenverwaltungssystem legt fest, welche Arbeitsschritte das jeweilige Produkt durchführen muss, bevor die neue Fassung freigegeben wird. Der Prozessbeschrieb Instandhaltungsabwicklung ist als 3-stufiges Werk angelegt und läuft daher durch die folgenden Workflow-Schritte: F. Müllers Aufgabenstellung ist es, einen Arbeitsablauf für die entsprechend vorhandene Ablaufbeschreibung auszulösen, zu editieren und die erforderlichen Veränderungen vorzunehmen.

Nach der Änderung des Dokuments durch F. Müller übermittelt er die revidierte Fassung an den zuständigen Prüfer, in diesem Falle an den Qualitätsmanagementbeauftragten K. Drauß. K. Draußen können Sie das Papier sehen. Wenn sie Zweideutigkeiten oder erforderliche Berichtigungen feststellt, gibt sie das Papier an F. Müller zurück.

Bei uns ist sie überzeugt und schickt das Formular zur Genehmigung. Der Abteilungsleiter S. Hase ist für die Veröffentlichung der neuen Version der Instandhaltungsprozessbeschreibung zuständig. Außerdem wird geprüft, ob die Prozeßbeschreibung auf diese Weise publiziert werden kann und bei einem positiven Resultat die Ausgabe quittiert. Es galt bis dahin die vorherige Überarbeitung der Vorgangsbeschreibung!

Wenn die neue Überarbeitung freigegeben wird, wird die vorherige Fassung gespeichert und markiert. Der neue, derzeit geltende Stand der Prozeßbeschreibung wird an alle relevanten Personen verteil. Bei einem anstehenden Auditing ist es von Bedeutung, nachvollziehen zu können, welche Fassung der Verfahrensbeschreibung wann galt. Damit Qualitätsmanagementbeauftragter K. Drauß dem Prüfer mitteilen kann, dass die Beschäftigten die neue Fassung der Verfahrensbeschreibung wirklich lesen (oder eingearbeitet haben), ist es notwendig, diese zu notieren (bzw. ggf. das Schulungszertifikat).

Eleganter ist die elegante Version der elektronischen Auslesebestätigung über eine zugehörige Software-Lösung zur Dokumentenkontrolle. Bei der Verwendung von Dokumentenkontrollsoftware können diese Angaben automatisiert in den Dokumentenmetadaten mitgeschrieben werden. Zusätzlich sollten diese Angaben allenfalls auch unmittelbar in der Fusszeile des Dokumentes wiedergegeben werden. Bei Papierdokumenten werden diese in der Regel manuell in einer eigenen Excel-Tabelle erfasst und mitprotokolliert.

Wie können Unterlagen kontrolliert werden? Ein funktionierendes Dokumentenkontrollsystem gewinnt in einer Zeit des professionellen Wissensmanagements immer mehr an Bedeutung. Im besten Falle kann jeder einzelne Sachbearbeiter die richtige Information zur rechten Zeit und in der rechten Art und Weise erhalten. Die Dokumentenkontrolle leistet damit einen direkten Beitrag zur Reibungslosigkeit und Qualitätskontrolle im Unter-nehmen.

Standards wie ISO 9001:2015 legen fest, welche Vorgaben bei der Steuerung und Erfassung zu berücksichtigen sind. Wenn Sie diese Voraussetzungen manuell erfüllen, ist der Arbeitsaufwand und auch die Fehlerquote innerhalb der Prüf- und Freigabe-Workflows hoch. Passende Software-Lösungen ermöglichen es hier, eine standardkonforme und vollständige Dokumentenkontrolle mit integrierter Workflow-Verwaltung zukunftsweisend und effektiv zu gestalten.