Newsletter Rechtliche Hinweise

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Juristische Fallen beim Versand von Newslettern - RA Himburg

Mit dem Versand von Newslettern per E-Mail können Sie die Aufmerksamkeit einer breiten Masse auf Ihr Haus, Ihre Angebote und Leistungen lenken. Viele Firmen nutzen dieses Direktmarketinginstrument oft und umfassend, ohne sich jedoch vorher über die zu berücksichtigenden gesetzlichen Anforderungen und Gefahren zu unterrichten.

Bei vielen Firmen wird davon ausgegangen, dass ein Newsletter keine Werbebotschaft ist. Auf Grund der mangelnden Kenntnis der Gesetzeslage in vielen Betrieben werden im Folgenden die gesetzlichen Anforderungen beim Versand von Newslettern per E-Mail genauer untersucht und Praxistipps zur rechtssicheren Auslegung eines Newsletter-Versandsystems und damit zur Risikominimierung geben.

Informationen, die dem Image eines Betriebes dienlich sind, z.B. Werbebotschaften, auch wenn der Newsletter auch oder vor allem redaktionelle Inhalte hat. Hier kann sich das weitere Problemfeld der nicht zulässigen verschleierten Redaktionswerbung ergeben. Jegliche Art von Werbe-E-Mail ist nicht zulässig, wenn sie ohne die Zustimmung des Adressaten zustandekommt.

Eine vermutete Zustimmung reicht nicht aus, so dass sich der Absender des Newsletters nicht darauf berufen kann, dass die E-Mail-Adresse im Netz kostenlos war. Wer seine E-Mail-Adresse im Netz (z.B. auf einer Website oder in Social-Media-Profilen) bereitstellt, bekundet jedoch kein Interesse an Werbemaßnahmen, geschweige denn jeglicher Coupon.

Gleiches trifft auf E-Mail-Adressen von Dokumenten wie z. B. Geschäftskarten, Prospekten, Katalogen etc. zu oder die in die Teilnehmerliste von Events eintragen wurden. Bei all diesen und vergleichbaren Ereignissen gibt es bereits keine Zustimmung zum Erhalt eines Newsletter, geschweige denn der Absender und der Umfang des Newsletter.

Verborgene Zustimmungen für Newsletter in Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Datenschutzerklärung reichen ebenfalls nicht aus. Abschließend sei gesagt, dass ein vorhandener E-Mail-Kontakt nicht zum Erhalt von Newsletters berechtigen würde. Dabei wird eine zusätzliche E-Mail an die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse geschickt, die den E-Mail-Besitzer auffordert, die Registrierung für den Newsletter durch Klicken auf einen Link zu quittieren.

In Zweifelsfällen muss der Absender eines Newsletters oder einer Werbe-E-Mail beweisen, dass er die E-Mail der betreffenden Person im Wege des Double Opt-In-Verfahrens erlangt hat. Das Einverständnis zur Benutzung einer E-Mail-Adresse muss ausdrücklich für die beabsichtigte Benutzung gegeben werden, so dass es nicht ausreicht, den Abonnenten nur allgemein darüber zu unterrichten, dass seine E-Mail-Adresse für den Versand des Newsletters genutzt wird.

Sie müssen bei der Registrierung die folgenden Daten erhalten: In den AGB oder der Erklärung zum Datenschutz können diese weiteren Hinweise aufgeführt sein, wenn sie bei der Registrierung eindeutig erwähnt und verknüpft werden. Wenn eine der obigen Daten fehlen sollte, ist auch ein korrekt ausgeführtes Double -Opt-In-Verfahren nicht sinnvoll, da der Adressat bei der Registrierung nicht hinreichend über die Sinnhaftigkeit seiner Zustimmung informiert wurde.

Die Firmen, die zum Versand des Newsletter berechtigen sollen, müssen hier aufgeführt sein. Das Themengebiet des Rundschreibens sollte in groben Zügen umrissen werden. Das Bundesgericht hat in seinem Beschluss vom 14. März 2017 entschieden, dass die künftig ausgeschriebenen Produkt- oder Servicebereiche im Zustimmungstext für die Newsletter-Registrierung ausdrücklich genannt werden müssen. Bei der Registrierung müssen Sie endlich darüber aufgeklärt werden, wie Sie den Newsletter abbestellen können.

Eine Notiz im ersten Newsletter ist zu spÃ?t. Zur Erleichterung der Abmeldung und um Ärger von Anfang an zu verhindern, sollte auch auf die Möglichkeit der Abmeldung verwiesen werden und bei jedem Versand des Newsletter ein korrespondierender Verweis angegeben werden. Für einen Newsletter-Versand per E-Mail reicht selbstverständlich die Nennung der E-Mail-Adresse aus.

Wenn Sie im Zuge der Registrierung weitere persönliche Angaben (Name, Anschrift) sammeln und verwenden möchten, müssen Sie bei der Registrierung angeben, dass die Bereitstellung dieser Angaben erfolgt und den Verwendungszweck erläutern. Aufgrund der unternehmensbezogenen Einwilligungen ist eine Verwendung der erworbenen E-Mail-Adressen für Newsletter nahezu ausgeschlossen.

Wo oder mit welchen Mitteln die erworbenen E-Mail-Adressen herkommen oder bezogen wurden, ist dem Käufer oft sowieso nicht bekannt. Typischerweise schliessen Anbieter von E-Mail-Adressen oft die Tauglichkeit von E-Mail-Adressen für Promotionszwecke aus. Außerdem muss der Adressat eines Newsletter bewußt zugestimmt haben, den Newsletter zu erhalten. Zum Beispiel, indem Sie die E-Mail-Adresse selbst eintragen oder mindestens ein Häkchen setzen.

Frühere Zustimmungen sind daher wirkungslos, da der Auftraggeber in diesem Falle seine Zustimmung nicht ausdrücklich erteilt, sondern einfach nicht handelt. Abhängig von der Ausgestaltung des Anmeldeformulars kann es sein, dass der Käufer die Box mit der oben genannten Zustimmung überhaupt nicht zur Kenntnis nimmt. Erfolgt die Registrierung für den Newsletter in Verbindung mit einer anderen Massnahme (Online-Bestellung, Teilnahme an einem Gewinnspiel), muss die Zustimmung zum Newsletter gesondert erklart werden.

So soll z.B. nur eine gemeinsame Box für Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Teilnahme- und Newsletter-Versandbedingungen beibehalten werden. Darüber hinaus muss der Adressat über den Umfang seiner Zustimmung (Firma, Inhalte, Häufigkeit, Widerruf) hinreichend unterrichtet werden. Es gibt auch einige Dinge, die bei der Erstellung des Inhaltes der Bestätigungs-E-Mail zu berücksichtigen sind. Die Bestätigungs-E-Mail darf unter keinen Umständen Werbebotschaften beinhalten.

Der BGH weist in dieser Entscheidung darauf hin, dass das Werben innerhalb einer (per se zulässigen) Empfangsbestätigung per E-Mail nur mit der ausdrücklichen Zustimmung des Adressaten zulässig ist, ansonsten besteht eine Verletzung von Persönlichkeitsrechten. Die Bestätigungs-E-Mail sollte daher keine Werbebotschaften enthalten (Logo, Download-Angebote, Produktlinks). Die Bestätigungs-E-Mail sollte dagegen die für die Registrierung erforderlichen Informationen (Firma, Inhalte, Widerruf) enthalten.

Weil der Absender des Newsletters im Zweifelsfall nachweisen muss, dass er die E-Mail-Adresse durch das Opt-in-Verfahren erhalten hat, muss er die Registrierungs- und Bestaetigungsdaten (Datum, Zeit (!) und Inhalte der Registrierung und der Bestaetigungs-E-Mail) abspeichern und gegebenenfalls dem Richter die dazugehoerigen Belege uebermitteln. Der Newsletter-Versender kann die zugehörigen Rückmeldungen, z.B. mit einer Serie von Ausdrucken o.ä., vor dem Entfernen der Dateien einfach abspeichern bzw. ausdrucken und so den gewohnten Vorgang verständlich dokumentieren.

Anmerkung: Einige Rechtsanwälte empfehlen auch die Hinterlegung der IPAdresse. Darüber hinaus bedarf ihre Aufbewahrung und Verwendung der vorherigen Einwilligung und damit der vorherigen Klärung durch den Antragsteller. Wird die IP-Adresse abgespeichert, muss dies auch bei der Registrierung angegeben werden. Wurde die betreffende E-Mail-Adresse nicht im Opt-in-Verfahren ermittelt, kann ein solches Verfahren bei Bedarf beweisen, dass es sich in diesem Falle um einen "Ausreißer" handele.

Selbstverständlich werden E-Mail-Adressen nach dem Widerspruch nicht mehr für den Versand von Newslettern verwendet. Gleiches trifft auf gemahnte E-Mail-Adressen zu. Jeder, der seit einiger Zeit Newsletter verschickt, ohne eine Abmahnung bekommen zu haben, sollte durch die Verfügung des Oberlandesgerichts München nicht verunsichert werden. Die Warnungen der Teilnehmer kommen wahrscheinlich nur von Teilnehmern, die keine Newsletter aussenden.

Das Risiko, dass Wettbewerber Newsletter verschicken, ist wahrscheinlich niedrig. Welche Firma freut sich, wenn ihr Newsletter-Versand im Gegenzug von einem Anwalt geprüft wird? Vielmehr verteidigen sich Newsletter- oder Bestätigungs-Empfänger und weisen Rechtsanwälte an, eine Verwarnung auszusprechen. Der Absender der Scheck-E-Mail bzw. des Newsletter wird in diesem Falle mit der Aufforderung zur Entfernung der E-Mail-Adresse, der Angabe der E-Mail Adresse, der Nichtverfügbarkeit sowie der Übermittlung einer strafrechtlich verfolgten Abmahnungserklärung und der Rückerstattung der Abmahnungskosten rechtlich verwarnt.

Wenn der Absender nicht nachweist, dass er seine Zustimmung zum Empfang des Newsletter per E-Mail gegeben hat oder dass die Check-E-Mail ein Ausnahmefall war, müssen Sie eine Konventionalstrafe im Falle einer erneuten Abmeldung zahlen. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass sich Adressaten, die seit einiger Zeit einen Newsletter empfangen haben und diesem nicht widersprochen haben, weiterhin dagegen verteidigen können, aber die Warnkosten sollten in einem solchen Falle relativ niedrig sein, da die lange nicht beanstandete Versendung beweist, dass die Schikanen nicht so schwerwiegend waren.

• Werden die Newsletter nur an E-Mail-Adressen versendet, die im Double -Opt-In-Verfahren quittiert wurden, reduziert sich das Warnrisiko merklich. - Es wird geraten, Newsletter-Abonnements mit anderen Meldungen (Online-Bestellung, Teilnahme an einem Gewinnspiel) zu kombinieren, da dann leichter nachzuweisen ist, dass Sie den Newsletter abonniert haben, in diesem Falle stehen mehr Angaben zur Verfügung als das Anmelde- und Bestätigungstermin und die E-Mail-Adresse.

Natürlich kann die Registrierung für den Newsletter nicht mit der Buchung verknüpft werden. Die Einwilligung zum Newsletter darf auch nicht vorab geprüft werden. Wenn Sie eine Empfehlung zum Versand von Newslettern, anderen Arten des Direktmarketing oder anderen internetrechtlichen Fragestellungen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.