E Mail Richtlinien

Mail-Richtlinie

Auch die folgende Policy gestattet ausdrücklich keine Privatnutzung von Mails, sondern räumt dies unter dem Schlagwort gelegentliche Korrespondenz. Mitteilungen und Anhänge zu Mitteilungen, die auf für längere Zeiträume müssen abgelegt sind, sollten auf Dateiservern, in persönlichen Verzeichnissen oder im Archiv und nicht in der Postfach des Nutzers sein. Amtliche Unterlagen, d.h. Unterlagen, die für legal oder geschäftliche betreffen, sind erforderlich:

Gemäà die Vorschriften für die Speicherung von Papierunterlagen am entsprechenden Ort. Projektbezogene oder problembedingte innere Meldungen, d.h. Protokoll von Projektbesprechungen oder Problembeschreibungen: Gelegentliche Korrespondenz, d.h. informeller geschäftliche oder persönliche Mitteilungen wie Bestätigung eines Treffens oder Glückwunschmitteilung: Höchstens 30 Tage. Die Nutzer der E-Mail-Systeme dafür sind im Sinne eines guten E-Mail-Verhaltens dafür zuständig, ältere Mitteilungen und Pflanzen in ihrer E-Mail-Box regelmäà bis überprÃregelmäà zu löschen oder zu speichern.

E-Mail-Backups werden für einen Zeitabschnitt von 7 Tagen unter für und überschrieben gespeichert. Wird dieses Limit zu überschritten, kann der Nutzer keine E-Mails mehr versenden, bis die Größe der Postfächer auf einen niedrigeren Grenzwert gesenkt wird. Sie können jedoch weiterhin eingehende Mitteilungen erhalten und ältere Mitteilungen löschen oder umziehen.

Anwender sollten ihren Deleted Items-Ordner regelmäßig entleeren oder ihr Benutzerprofil beim Beenden des Programms auf automatisches Entleeren umstellen. Persönliche Ordner: Um zu vermeiden, dass persönliche Mappen zu groß werden, ist es notwendig, die Funktion zum automatischen Archivieren/Löschen unter für Persönliche Dateien zu wählen. Folgende bewährten Richtlinien sollten beim Versenden einer Mitteilung befolgt werden:

Schicken Sie die Mitteilung an nicht mehr als nötig. Die Adressierungsarten "to", "cc" und "bcc" sind klar zu unterscheiden: "to": Hauptempfänger, Handlungsbedarf (wenn die Botschaft zu einer Handlung führen soll). "cc " (Kopie): Empfänger eine Ausgabe (informativ), kein Handlungsbedarf. "bcc ( "blind carbon copy"): Empfänger eine Blindkopie, d.h. nicht sichtbar Gründen die anderen für; von Empfänger der Durchsichtigkeit sollte diese Möglichkeit nicht verwendet werden.

Legen Sie fest, wie und bis wann die Empfänger reagiert. Stellen Sie die Standardwerte für die Bedeutung und Geheimhaltung der Meldung auf "normal". Weitere bewährte Vorschriften zu beachten: Klären Sie bekommen von uns ein Problem und Konflikt im persönlichen Gespräch, nicht über E-Mail. Lies und bearbeite deine Beiträge an Werktagen wenigstens zweifach täglich

Die Absender müssen wissen, wohin ihre möglicherweise vertrauliche Information geht. Rechtsverbindliche Mitteilungen (Verträge, Offerten, Angebotsannahme). Geschäftsvorgänge mit Routinezeichen, z.B. der Kauf von Bürobedarf, kann in Übereinstimmung mit den örtlichen Vorschriften für die Unterschrift von Verträgen über E-Mail abgeschlossen werden. Mitteilungen mit vertraulicher Information an über im Intranet.

Wir weisen darauf hin, dass das Medium des Internets ein öffentliches Kommunikationsmittel ist und dass Mitteilungen von Unbefugten eingesehen werden können. Mitteilungen mit rechtswidrigem, anstößigem, benachteiligendem, obszönem oder verleumderischem Charakter, besonders solche mit urheberrechtswidrigem Charakter, mit Kettenbriefen, mit der Weitergabe von E-Mails ohne rechtmäßigen Hinweis auf geschäftliches, betreffen unter Umständen, die die in der Mitteilung würden genannten Parteien in Unannehmlichkeiten versetzen können oder den vom Absender unmissverständlich geäußerten Willen, die Mitteilung nicht wiederzuverbreiten.

Mitteilungen, in denen die Identität des Absenders geändert oder wurde versteckt (Spoofing), Mitteilungen, die über Drittanbieter-Software verschlüsselt ohne vorherige Genehmigung dafür aus dem E-Mail-Dienstleister. Neuigkeiten sind für den Absender und Empfänger geheim. Wenn zuständigen Angestellte bei der Korrektur von Störfällen oder Sicherheitslücken mit Mitteilungen oder Adressdaten in Kontakt kommen, sind sie nicht berechtigt, diese an andere Menschen weiterzuleiten, es sei denn, für ist fÃ?r die jeweilige MaÃ?nahme dazu verpflichtet.