Allgemeine Informationen nach deutschem Recht. Eine individuelle rechtliche Prüfung hängt von den Umständen Ihres Falls ab.
Wenn Sie eine Abmahnung erhalten, bewahren Sie das vollständige Schreiben auf und notieren Sie, wann es einging und welche Frist darin steht. Bewahren Sie die Unterlagen zum konkreten Vorwurf möglichst im Original und zusammen mit den zugehörigen Informationen auf. Eine Abmahnung kann das Arbeitsverhältnis, eine Veröffentlichung oder ein geschäftliches Angebot betreffen. Die rechtlichen Folgen richten sich nach dem jeweiligen Rechtsgebiet.
Halten Sie den Ablauf sachlich fest und verändern Sie vorhandene Belege nicht. Eine Zeitleiste erleichtert die spätere Prüfung, beweist den Vorwurf aber nicht. Für Abmahnungen gelten je nach Rechtsgebiet unterschiedliche Sicherungspflichten und Aufbewahrungsfristen.
Schreiben und Frist festhalten
Bewahren Sie das vollständige Abmahnschreiben samt Anlagen auf. Notieren Sie, wann und auf welchem Weg es eingegangen ist. Bei einem Brief sollten Sie auch den Umschlag behalten. Bei einer E-Mail speichern Sie die vollständige Nachricht mit Absender- und Empfangsdaten sowie den Anhängen. Speichern Sie außerdem die im Schreiben genannte Frist und markieren Sie sie in Ihrem Kalender.
Bei Abmahnungen im Wettbewerbs- oder Schutzrecht setzen Absender häufig kurze Fristen. Die Industrie- und Handelskammer Koblenz nennt sieben bis zehn Tage als häufig vorkommende Frist. Das ist eine praktische Orientierung, keine gesetzliche Standardfrist. Verlassen Sie sich deshalb auf das konkrete Schreiben und lassen Sie die Frist rasch prüfen, wenn Sie unsicher sind.
Prüfen Sie die Forderung, bevor Sie wegen der kurzen Frist eine Erklärung unterschreiben oder zahlen. Eine Unterlassungserklärung kann rechtliche Folgen für künftiges Verhalten haben. Sichern Sie zunächst die Unterlagen und holen Sie bei erheblichen Forderungen oder einer knappen Frist zeitnah fachkundigen Rat ein.
Vorwurf mit einer Zeitleiste prüfen
Schreiben Sie in eigenen Worten auf, was nach Ihrer Erinnerung wann geschehen ist. Ordnen Sie jedem Punkt im Abmahnschreiben die Unterlagen zu, die dafür oder dagegen sprechen. Halten Sie außerdem fest, welche Angaben Sie noch prüfen müssen. Notieren Sie Ihre Erinnerung möglichst bald, solange die Einzelheiten noch präsent sind.
Je nach Vorwurf gehören dazu zum Beispiel Nachrichten und E-Mails, Verträge, Freigaben, Rechnungen oder Lizenznachweise. Im Arbeitsverhältnis können dienstliche Korrespondenz sowie Arbeits- und Einsatzpläne relevant sein. Bei einer beanstandeten Webseite, Anzeige oder Veröffentlichung sichern Sie den sichtbaren Inhalt zusammen mit der Internetadresse sowie Datum und Uhrzeit. Falls Sie den Inhalt später entfernen oder ändern, halten Sie auch fest, wann das geschehen ist.
Bewahren Sie digitale Dateien im vorhandenen Originalformat auf. Ein Screenshot kann nur einen Ausschnitt zeigen und möglicherweise den Seitenzusammenhang oder weitere Angaben auslassen. Ersetzen Sie daher die ursprüngliche Datei nicht durch einen zugeschnittenen oder kommentierten Screenshot. Legen Sie bei Bedarf eine Arbeitskopie an und lassen Sie das Original unverändert.
Unterlagen nachvollziehbar ablegen
Ordnen Sie die Dateien so, dass Sie später erkennen, welcher Beleg zu welchem Vorwurf gehört. Eine einfache Ablage kann vier Bereiche enthalten: Abmahnung und Zugang, Belege zum Vorwurf, eigene Notizen und Zeugenangaben sowie die spätere Korrespondenz. Notieren Sie bei jeder Datei kurz, was sie zeigt und wann Sie sie erhalten oder erstellt haben.
Legen Sie Ihre eigene Schilderung getrennt von den Originalunterlagen ab. Wenn Sie ein Dokument kommentieren oder eine Datei sortieren, behalten Sie die unveränderte Fassung daneben. Speichern Sie auch Ihre Antworten und Nachweise darüber, wann und wie Sie sie versandt haben oder wann sie eingegangen sind.
Ein Gericht beurteilt die Beweise im Zusammenhang mit dem gesamten Verfahren. Nach § 286 der Zivilprozessordnung entscheidet es nach freier Überzeugung, welche Tatsachen als bewiesen gelten. Ein Screenshot, eine E-Mail oder eine Gedächtnisnotiz beweist daher für sich allein nicht automatisch eine streitige Tatsache.
Bei einer arbeitsrechtlichen Abmahnung
Wenn Ihr Arbeitgeber Sie abmahnt, sichern Sie das Schreiben und die Unterlagen zum beanstandeten Vorgang und notieren Sie möglichst bald, was geschehen ist und wer es selbst wahrgenommen hat. Sie können nach § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes Ihre Personalakte einsehen. Auf Ihren Wunsch muss eine eigene Erklärung zum Inhalt der Personalakte beigefügt werden.
Eine Gegendarstellung kann Ihre Sicht des Sachverhalts festhalten. Sie beseitigt die Abmahnung jedoch nicht automatisch. Ob eine Gegendarstellung sinnvoll ist und wann Sie sie einreichen, hängt von den Umständen ab. Lassen Sie die Angaben deshalb sorgfältig prüfen, bevor Sie eine ausführliche Stellungnahme abgeben.
Kopieren Sie aus dem Betrieb nur Unterlagen, auf die Sie rechtmäßig zugreifen dürfen und die für den Vorwurf erforderlich sind. Unternehmensunterlagen können vertrauliche Informationen oder Daten anderer Personen enthalten. Nehmen Sie diese nicht ungeprüft aus dem Betrieb mit.
Bei Unterlassungsforderungen
Im Wettbewerbsrecht verlangt § 13 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb eine klare Beschreibung der beanstandeten Rechtsverletzung und der maßgeblichen tatsächlichen Umstände. Für urheberrechtliche Abmahnungen enthält § 97a des Urheberrechtsgesetzes eigene Anforderungen, darunter die genaue Bezeichnung der Rechtsverletzung und eine Aufschlüsselung geltend gemachter Zahlungsansprüche. Diese Regeln gelten jeweils für bestimmte Rechtsgebiete und lassen sich nicht pauschal auf jede Abmahnung übertragen.
Sichern Sie bei einer beanstandeten Veröffentlichung den konkreten Inhalt und den Zusammenhang, in dem er erschien. Halten Sie fest, wer die Veröffentlichung veranlasst oder freigegeben hat und welche Verträge, Lizenzen oder Nachrichten dazu gehören. Das kann bei der Prüfung helfen, ob der Vorwurf und die Forderung zum tatsächlichen Ablauf passen.
Beweise rechtmäßig beschaffen
Nehmen Sie Gespräche nicht heimlich auf. § 201 des Strafgesetzbuchs stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes auf einen Tonträger unter Strafe. Schreiben Sie stattdessen zeitnah auf, was gesagt wurde, und notieren Sie mögliche Zeugen. Eine solche Notiz ersetzt keine Zeugenaussage, hält Ihre Erinnerung aber geordnet fest.
Wenn ein wichtiges Beweismittel bald verloren gehen könnte, etwa weil eine Veränderung bevorsteht, holen Sie umgehend rechtlichen Rat ein. Unter bestimmten Voraussetzungen ermöglicht § 485 der Zivilprozessordnung ein selbständiges Beweisverfahren. Dabei kann ein Gericht zum Beispiel Zeugen vernehmen, einen Augenschein einnehmen oder ein Gutachten einholen. Dieses förmliche Verfahren kommt für besondere Fälle infrage und ist nach einer Abmahnung normalerweise nicht der erste Schritt.
Wie lange Sie Belege aufbewahren sollten
Für Unterlagen nach einer Abmahnung gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuchs drei Jahre. Ihr Beginn richtet sich grundsätzlich nach § 199 BGB und hängt unter anderem davon ab, wann der Anspruch entstanden ist und wann die berechtigte Person davon Kenntnis erlangt hat. Daraus folgt keine allgemeine Pflicht, alle Belege genau drei Jahre aufzubewahren.
Löschen Sie die Unterlagen nicht vorschnell, solange Forderungen oder Verhandlungen offen sind. Bewahren Sie sie auch auf, solange ein gerichtliches Verfahren offen ist oder weitere Auseinandersetzungen wegen desselben Vorgangs zu erwarten sind. Wie lange Sie die Belege aufbewahren sollten, hängt von den Ansprüchen und dem Verlauf der Sache ab.
