Allgemeine Informationen nach deutschem Recht. Eine individuelle rechtliche Prüfung hängt von den Umständen Ihres Falls ab.
Wer ein erkennbares Personenfoto veröffentlicht und sich auf eine Einwilligung stützt, muss sie nachweisen können. Eine Unterschrift ist grundsätzlich nicht nötig. Ein schriftliches Formular oder ein nachvollziehbar gespeicherter digitaler Nachweis dokumentiert, wer welcher Nutzung zugestimmt hat.
Die Einwilligung sollte die geplante Veröffentlichung konkret benennen. Die Zustimmung zur Aufnahme umfasst nicht automatisch spätere Nutzungen, etwa auf einer Website, in einem gedruckten Programmheft oder in sozialen Netzwerken.
Welche Regeln für Personenfotos gelten
Erkennbare Personen auf einem Foto sind in der Regel identifizierbar. Das Foto kann damit ein personenbezogenes Datum sein. Für die Aufnahme und die spätere Verwendung des Bildes verlangt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Rechtsgrundlage.
Wer sich auf eine Einwilligung beruft, muss sie nach Artikel 7 Absatz 1 DSGVO nachweisen können. Die Erklärung muss freiwillig zustande kommen und verständlich sein. Außerdem muss sie sich auf einen bestimmten Zweck beziehen. Vor der Zustimmung muss die betroffene Person außerdem über ihr Widerrufsrecht informiert werden.
Für die Verbreitung und öffentliche Zurschaustellung von Bildnissen gilt daneben das Kunsturhebergesetz (KunstUrhG). Nach § 22 ist grundsätzlich eine Einwilligung erforderlich. § 23 nennt Ausnahmen, etwa bestimmte Bilder aus dem Bereich der Zeitgeschichte. Dazu zählen auch Personen als bloßes Beiwerk sowie Bilder von Versammlungen. Diese Ausnahmen gelten nicht, wenn berechtigte Interessen der abgebildeten Person verletzt werden.
Datenschutzaufsichtsbehörden bewerten das Zusammenspiel von DSGVO und Kunsturhebergesetz je nach Zusammenhang unterschiedlich. Ein öffentlicher Ort oder eine Veranstaltung erlaubt deshalb nicht automatisch jede Veröffentlichung. Entscheidend sind unter anderem der Zweck, der Bildausschnitt, die abgebildete Person und der Veröffentlichungsweg.
Was der Nachweis festhalten sollte
Ein bundesweit vorgeschriebenes Formular oder ein festes Datenschema gibt es nicht. Der Nachweis sollte aber so konkret sein, dass sich später feststellen lässt, was die Person wusste und wozu sie zugestimmt hat. Dafür gehören in die Dokumentation:
- Name der verantwortlichen Person oder Organisation und geeignete Kontaktdaten
- Name der abgebildeten Person und, falls erforderlich, der vertretungsberechtigten Person
- Zweck der Nutzung sowie die erfassten Vorgänge, zum Beispiel Aufnahme, Speicherung und Veröffentlichung
- getrennte Angaben zu den vorgesehenen Medien und Kanälen, etwa Website, Drucksachen oder soziale Netzwerke
- Zuordnung zu den betreffenden Fotos, etwa anhand von Dateinamen oder Bildnummern. Auch Anlass und Aufnahmedatum können zur Zuordnung dienen.
- Art und Zeitpunkt der Zustimmung sowie die Fassung der Erklärung und der dazugehörigen Informationen
- verständlicher Hinweis darauf, wie die Person ihre Einwilligung widerrufen kann
Nicht jeder Punkt ist als eigenes Formularfeld ausdrücklich vorgeschrieben. Zusammen helfen die Angaben, die Einwilligung und ihren Umfang nachzuweisen. Die Zuordnung zu einzelnen Bildern oder einer klar bezeichneten Fotoserie verhindert zum Beispiel, dass eine Zustimmung versehentlich auf andere Aufnahmen übertragen wird.
Aufnahme und Veröffentlichung trennen
Beschreibe in der Erklärung getrennt, ob die Person der Aufnahme und ob sie der Veröffentlichung zustimmt. Benenne außerdem die geplanten Zwecke. Eine allgemeine Angabe wie „Öffentlichkeitsarbeit“ lässt offen, ob damit ein internes Informationsblatt, Werbung oder ein öffentlicher Social-Media-Auftritt gemeint ist.
Gib unterschiedliche Verwendungsarten einzeln an, wenn die Person darüber getrennt entscheiden können soll. Wer ein Foto auf der Website, in einem Newsletter und in einem gedruckten Programm verwenden möchte, sollte diese Wege nicht in einer unbestimmten Pauschalerlaubnis zusammenfassen. Aufsichtsbehörden empfehlen, die Einwilligung an den jeweiligen Verwendungsarten auszurichten.
Bei einer Veröffentlichung im Internet sollte die Erklärung darauf hinweisen, dass das Bild weltweit abrufbar und über Suchmaschinen auffindbar sein kann. Ein späterer Widerruf beendet die weitere Nutzung auf Grundlage der Einwilligung, holt aber bereits verbreitete Kopien nicht zwingend zurück. Die niedersächsische Datenschutzaufsicht weist darauf hin, dass sich Internetveröffentlichungen erfahrungsgemäß nicht vollständig rückgängig machen lassen.
Zustimmung verlässlich festhalten
Eine unterschriebene Erklärung ist ein klarer Nachweis. Auch eine digitale Zustimmung kann ausreichen, wenn sie der Person zugeordnet wird und gespeichert wird, welche Auswahl sie getroffen hat. Ein allgemeiner Hinweis, dass eine Internetseite korrekt gestaltet war, belegt allein nicht, dass eine bestimmte Person zugestimmt hat.
Bei einer mündlichen Zustimmung sollte die verantwortliche Person zeitnah festhalten, wann und in welchem Zusammenhang die betroffene Person zugestimmt hat, was die Erklärung umfasste und wer sie entgegengenommen hat. Ohne Zeugen oder eine andere verlässliche Aufzeichnung lässt sich eine mündliche Einwilligung später schwerer belegen.
Sorge dafür, dass der Nachweis zur geplanten Veröffentlichung passt: Wer ein Foto für einen bestimmten Kanal auswählt, sollte prüfen können, ob dafür die nötige Zustimmung vorliegt. Ein zentraler Speicherort oder eine übersichtliche Tabelle kann genügen. Wichtig ist, dass die zuständige Person den Nachweis findet und versteht, wofür die Zustimmung gilt.
Kinder und Abhängigkeiten beachten
Bei Kindern und anderen Abhängigkeitsverhältnissen muss die Freiwilligkeit besonders klar sein. Eine Schule, Kita oder ein Sportverein sollte eine Verweigerung oder einen späteren Widerruf nicht mit Nachteilen verbinden. Wenn die Teilnahme an einer Veranstaltung verpflichtend ist, kann das die Freiwilligkeit einer Einwilligung zur Veröffentlichung infrage stellen.
Kläre im Einzelfall, wer das Kind vertreten und für es zustimmen darf. Die Altersgrenze in der DSGVO gilt für bestimmte Online-Dienste, die Kindern direkt angeboten werden. Sie ist keine allgemeine Altersregel für jede Fotoveröffentlichung. Je nach Situation kommt es auch darauf an, ob das Kind die Bedeutung und Folgen der Veröffentlichung versteht.
Widerruf bearbeiten und Nachweis aufbewahren
Die betroffene Person muss ihre Einwilligung so einfach widerrufen können, wie sie sie erteilt hat. Nach dem Widerruf darf die verantwortliche Stelle die Daten nicht mehr auf Grundlage dieser Einwilligung verarbeiten. Die vorherige Verarbeitung wird dadurch nicht rückwirkend rechtswidrig.
Halte den Eingang des Widerrufs fest und vermerke, welche künftigen Nutzungen beendet wurden. Dazu gehört, geplante Veröffentlichungen zu stoppen und eigene Veröffentlichungen anzupassen oder zu entfernen, wenn du sie kontrollieren kannst. Bei einer Internetveröffentlichung lässt sich eine vollständige Entfernung aller Kopien nicht sicherstellen.
Der Einwilligungsnachweis muss nach einem Widerruf nicht automatisch sofort gelöscht werden. Er kann noch nötig sein, um zu belegen, dass frühere Nutzungen rechtmäßig waren. Zugleich darf er nicht unbegrenzt aufbewahrt werden. Eine allgemeine feste Aufbewahrungsfrist ist nicht vorgegeben; maßgeblich sind der Einzelfall, die beendete Nutzung und ein gegebenenfalls fortbestehendes rechtliches Interesse am Nachweis.
Wann eine andere Rechtsgrundlage gilt
Nicht jede rechtmäßige Veröffentlichung muss auf einer Einwilligung beruhen. Je nach Situation gilt eine andere Rechtsgrundlage. Für bestimmte Bilder nennt das Kunsturhebergesetz Ausnahmen. Bei anderen Verarbeitungen kann die DSGVO je nach verantwortlicher Stelle weitere Rechtsgrundlagen bieten.
Die Datenschutzaufsichtsbehörden setzen dabei unterschiedliche Schwerpunkte. Auch die Regeln für öffentliche Stellen können von denen für private Organisationen abweichen. Wer keine Einwilligung einholt, sollte daher vor der Veröffentlichung prüfen, welche Rechtsgrundlage im konkreten Fall trägt und ob die Abgebildeten schutzwürdige Interessen haben. Ein Veranstaltungsfoto ist nicht allein deshalb frei verwendbar, weil es bei einer öffentlichen Veranstaltung aufgenommen wurde.
