Arbeitsrechtliche Abmahnungen verstehen

Eine arbeitsrechtliche Abmahnung ist eine Rüge des Arbeitgebers wegen eines konkreten Verhaltens im Arbeitsverhältnis. Sie soll deutlich machen, welche Pflicht der Arbeitgeber als verletzt ansieht, welches Verhalten er künftig erwartet und dass bei einer Wiederholung arbeitsrechtliche Folgen bis hin zur Kündigung drohen.

Entscheidend ist der Inhalt. Die Abmahnung muss den Vorwurf so genau beschreiben, dass du ihn prüfen und dazu Stellung nehmen kannst.

Eine feste Zahl notwendiger Abmahnungen gibt es nicht. Auch gilt keine allgemeine Zweiwochenfrist für den Ausspruch einer Abmahnung. Sie verliert nicht nach einer festen Zeit automatisch ihre Wirkung. Die Zweiwochenfrist aus § 626 Absatz 2 BGB betrifft die außerordentliche Kündigung.

Eine Abmahnung macht eine spätere Kündigung nicht automatisch wirksam. Ob eine Kündigung zulässig ist, hängt vom konkreten Vorfall und weiteren rechtlichen Voraussetzungen ab. Das hat auch das Bundesarbeitsgericht hervorgehoben.

Was eine Abmahnung bedeutet

Eine Abmahnung beanstandet ein konkretes Verhalten und fordert dich auf, deine arbeitsvertraglichen Pflichten künftig einzuhalten. Der Arbeitgeber rügt damit den Vorfall, fordert dich auf, dein Verhalten zu ändern, und warnt vor Folgen, wenn du eine vergleichbare Pflicht erneut verletzt. Die Abmahnung hält außerdem fest, was er dir vorwirft.

Das Arbeitsverhältnis endet durch eine Abmahnung nicht. Sie kann aber für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung wichtig werden. Der Arbeitgeber kann damit nachweisen, dass er dich bereits auf die Pflichtverletzung und mögliche Folgen hingewiesen hat. Ob eine spätere Kündigung wirksam ist, hängt trotzdem immer von den Umständen des Einzelfalls ab.

Eine gesetzliche Regel dazu steht unter anderem in § 314 Absatz 2 BGB. Die Vorschrift verlangt bei Pflichtverletzungen in einem Dauerschuldverhältnis grundsätzlich zunächst eine Abmahnung oder eine Frist zur Abhilfe. Vor allem Gerichte haben festgelegt, welche Anforderungen für Abmahnungen im Arbeitsrecht gelten.

Abmahnung oder Ermahnung

Maßgeblich ist der Inhalt, nicht die Überschrift des Schreibens. Auch eine Ermahnung beanstandet ein Verhalten und fordert dazu auf, es künftig zu ändern. Häufig fehlt aber die klare Warnung, dass bei einer Wiederholung Folgen für das Arbeitsverhältnis drohen.

Ohne diese Warnung erfüllt eine Ermahnung bei einer verhaltensbedingten Kündigung nicht dieselbe Funktion wie eine Abmahnung. Achte deshalb darauf, ob das Schreiben deutlich ankündigt, dass bei einem erneuten Verstoß Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen.

Schriftliche und mündliche Abmahnung

Eine Abmahnung muss grundsätzlich nicht schriftlich erfolgen. Auch eine mündliche Abmahnung kann wirksam sein. Ein Schreiben lässt sich später jedoch leichter nachweisen. Es hält fest, welches Verhalten der Arbeitgeber beanstandet, was er künftig erwartet und welche Folgen er für den Wiederholungsfall ankündigt.

Das Bundesarbeitsgericht nennt neben Rüge, Aufforderung und Warnung auch die Dokumentation als Funktion einer Abmahnung. Der Vorwurf muss so konkret sein, dass du erkennen kannst, was der Arbeitgeber beanstandet.

Voraussetzungen für eine Abmahnung

Eine Abmahnung setzt voraus, dass der Arbeitgeber ein konkretes Verhalten beanstandet, das du beeinflussen kannst und das er als Pflichtverletzung bewertet. Prüfe deshalb sowohl den geschilderten Vorfall als auch die Frage, ob du zu dem verlangten Verhalten verpflichtet warst.

Vorwurf und Pflicht prüfen

Das Schreiben muss so genau beschreiben, was passiert sein soll, dass du den Vorwurf prüfen und dazu Stellung nehmen kannst. Je nach Fall gehören dazu Datum, Ort und Ablauf. Die Abmahnung muss außerdem erkennen lassen, welche Pflicht du verletzt haben sollst, welches Verhalten künftig erwartet wird und dass bei einer Wiederholung arbeitsrechtliche Folgen drohen. Ein pauschaler Vorwurf wie „unzuverlässiges Verhalten“ reicht ohne konkrete Angaben regelmäßig nicht aus.

Prüfe: Stimmt der Vorwurf? Ergab sich die behauptete Pflicht aus dem Arbeitsvertrag, einer zulässigen Weisung oder einer anderen verbindlichen Regel? Konntest du die Pflicht erkennen? Und passt die Abmahnung zu den Umständen und zum Gewicht des Vorfalls? Die Arbeitskammer des Saarlandes erläutert diese Anforderungen für Beschäftigte.

Der Arbeitgeber kann dich nur wegen eines Verhaltens abmahnen, das du beeinflussen kannst. Die Erkrankung selbst ist grundsätzlich keine Pflichtverletzung. Davon zu trennen sind die Pflichten bei Arbeitsunfähigkeit: Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz musst du die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Gesetzlich Versicherte müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung grundsätzlich nicht mehr in Papierform beim Arbeitgeber einreichen. Der Arbeitgeber ruft die Daten elektronisch bei der Krankenkasse ab. Die Pflicht zur Krankmeldung bleibt bestehen. Bei Behandlungen im Ausland und weiteren Ausnahmen gelten andere Regeln.

Das Gesetz verlangt vor einer Abmahnung grundsätzlich keine Anhörung. Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder betriebliche Regelungen können aber zusätzliche Vorgaben enthalten.

Betriebliche Regeln können entscheiden

Ob du zu einem Verhalten verpflichtet warst, hängt oft von den Regeln an deinem Arbeitsplatz ab. Das Bundesarbeitsgericht entschied am 23. August 2023, dass bei einer Dienstmitteilung per SMS die betrieblichen Regeln zur Kenntnisnahme entscheidend waren.

Daraus folgt keine allgemeine Pflicht, in der Freizeit ständig erreichbar zu sein. Entscheidend ist, ob eine verbindliche Regel galt und ob du sie im konkreten Fall verletzt hast.

Wann die Abmahnung angemessen ist

Die Abmahnung muss zum Vorwurf passen. Dabei kommt es darauf an, welche Folgen das Verhalten hatte, welche persönlichen Umstände vorliegen und ob ein klarer Hinweis genügt hätte. Das Schreiben muss deutlich machen, was du künftig anders machen sollst und welche Folgen bei einer Wiederholung drohen.

Kurz geprüft: Was soll wann geschehen sein? Welche verbindliche Pflicht soll verletzt worden sein? Was wird künftig von dir erwartet? Und passt die Reaktion zum Vorfall?

Fehlendes Datum in der Abmahnung

Ist eine Abmahnung unwirksam, wenn sie kein genaues Datum nennt?

Nein, nicht automatisch. Der Vorwurf muss aber so konkret sein, dass du das beanstandete Geschehen zuordnen und dich dazu äußern kannst. Bei einem einzelnen Vorfall erschwert ein fehlendes Datum diese Zuordnung häufig. Bei mehreren Vorfällen muss das Schreiben die einzelnen Fälle ausreichend unterscheiden.

Folgen einer Abmahnung

Eine Abmahnung warnt vor den Folgen eines erneuten Pflichtverstoßes. Verstößt du danach erneut gegen eine vergleichbare Pflicht, kann die Abmahnung eine Kündigung stützen. Die Kündigung ist dadurch aber nicht automatisch wirksam. Der Arbeitgeber muss weiterhin die Voraussetzungen für eine Kündigung erfüllen und die Umstände des Einzelfalls berücksichtigen.

Eine feste Regel mit zwei oder drei notwendigen Abmahnungen gibt es nicht. Ob vor einer Kündigung eine weitere Abmahnung erforderlich ist, hängt von Art und Schwere des erneuten Verstoßes ab. Wichtig ist auch, ob die frühere Abmahnung klar benannte, welches Verhalten der Arbeitgeber erwartet und welche Folgen bei einer Wiederholung drohen. Auch die IHK München weist darauf hin, dass sich die erforderliche Zahl nicht pauschal bestimmen lässt.

Der abgemahnte Vorfall

Mit einer Abmahnung verzichtet der Arbeitgeber regelmäßig darauf, allein wegen des bereits gerügten Vorfalls zu kündigen. Er kann denselben Sachverhalt daher grundsätzlich nicht später doch noch als Kündigungsgrund heranziehen.

Anders kann es bei weiteren Pflichtverstößen oder bei Tatsachen liegen, die der Arbeitgeber erst später erfährt. Ob diese Gründe eine Kündigung tragen, ist jeweils gesondert zu prüfen. Dabei zählen auch der genaue Wortlaut der Abmahnung und die Umstände, unter denen der Arbeitgeber sie ausgesprochen hat.

Wann eine Abmahnung entfallen kann

Bei einer besonders schweren Pflichtverletzung kann eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung in Betracht kommen. Entscheidend ist, ob dem Arbeitgeber die erstmalige Hinnahme des Verstoßes objektiv unzumutbar war und ob du erkennen konntest, dass der Arbeitgeber ein solches Verhalten nicht duldet.

Das Bundesarbeitsgericht betonte diesen Maßstab in seinem Urteil vom 4. Dezember 2025. Der Fall betraf die bewusst wahrheitswidrige Behauptung, eine Ärztin oder ein Arzt habe eine bestimmte Feststellung getroffen. Das Gericht verwies den Fall zur weiteren Prüfung zurück und entschied damit nicht abschließend über die Wirksamkeit der Kündigung (BAG, 2 AZR 13/25).

Der konkrete Pflichtverstoß

Welche Folgen ein Verstoß hat, richtet sich nach der verletzten Pflicht und dem konkreten Verhalten. So hielt das BAG 2024 eine Abmahnung wegen eines fehlenden Nachweises nach § 20a Infektionsschutzgesetz in der damaligen Fassung für unberechtigt. Die Regelung galt nur vom 16. März bis zum 31. Dezember 2022 (BAG, 5 AZR 192/23).

Daraus folgt keine allgemeine Regel für andere Abmahnungsgründe.

Welche Fristen wirklich gelten

Für den Ausspruch einer Abmahnung im Arbeitsverhältnis gibt es keine allgemeine gesetzliche Zweiwochenfrist. Die Zweiwochenfrist aus § 626 Absatz 2 BGB gilt für die außerordentliche Kündigung. Sie beginnt, sobald die kündigungsberechtigte Person die maßgeblichen Tatsachen kennt.

Wartet der Arbeitgeber lange, wird die Abmahnung dadurch nicht automatisch unwirksam. Das lange Warten kann aber rechtlich wichtig sein, wenn der Arbeitgeber das Verhalten über längere Zeit hinnimmt.

Kein festes Ablaufdatum

Eine Abmahnung verliert ihre Wirkung nicht nach einer festen Zahl von Monaten oder Jahren. Ob sie bei einem späteren ähnlichen Verstoß noch ausreichend warnt, hängt vor allem davon ab, wie viel Zeit vergangen ist und um welche Art von Verstoß es geht.

Davon ist die Personalakte zu trennen. Auch wenn eine Abmahnung für eine spätere Kündigung keine Warnwirkung mehr hat, kann der Arbeitgeber weiterhin ein berechtigtes Interesse an ihrer Dokumentation haben. Das Bundesarbeitsgericht trennt diese Fragen ausdrücklich.

Drei Wochen nach Zugang der Kündigung

Erhältst du eine schriftliche Kündigung und willst sie gerichtlich überprüfen lassen, musst du grundsätzlich innerhalb von drei Wochen Kündigungsschutzklage erheben. Die Frist beginnt mit dem Zugang der Kündigung und ergibt sich aus § 4 KSchG.

Diese Klagefrist betrifft nur die Kündigung. Sie ist keine Frist für den Ausspruch einer Abmahnung, für ihre Entfernung aus der Personalakte oder für eine Klage gegen die Abmahnung.

So reagierst du auf eine Abmahnung

Bewahre die Abmahnung und den Umschlag auf. Notiere das Zugangsdatum und halte zeitnah fest, wie du dich an den Vorfall erinnerst. Vergleiche den Vorwurf mit Dienstplänen, Nachrichten, Arbeitsanweisungen und anderen Unterlagen. Sichere Belege, die deine Darstellung stützen.

Prüfe den Wortlaut, bevor du etwas unterschreibst. Eine Unterschrift kann nur den Empfang bestätigen. Sie kann aber auch eine Erklärung zum Inhalt enthalten. Unterschreibe nichts, dessen Bedeutung du nicht verstehst.

Unterlagen und Personalakte

Du darfst Einsicht in deine Personalakte verlangen. Prüfe, ob die Abmahnung vollständig abgelegt wurde und ob alle beigefügten Unterlagen vorhanden sind. Nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz darfst du eine eigene Erklärung zum Inhalt deiner Personalakte abgeben. Auf dein Verlangen muss der Arbeitgeber diese Erklärung zur Personalakte nehmen.

Eine Gegendarstellung sollte knapp und sachlich bleiben. Benenne konkret, welche Angaben du bestreitest, wie sich der Vorfall aus deiner Sicht ereignet hat und welche Belege dafür sprechen. Pauschale Formulierungen wie „Der Vorwurf stimmt nicht“ helfen wenig. Eine Gegendarstellung verpflichtet den Arbeitgeber jedoch nicht dazu, eine unberechtigte Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.

Du musst gegen eine Abmahnung grundsätzlich nicht sofort klagen. Bei Unsicherheit können der Betriebsrat, deine Gewerkschaft oder eine arbeitsrechtliche Beratungsstelle das Schreiben und deine Unterlagen prüfen.

Für eine spätere schriftliche Kündigung gilt die dreiwöchige Klagefrist ab Zugang der Kündigung.

Abmahnung aus der Personalakte entfernen

Während des Arbeitsverhältnisses kannst du verlangen, dass der Arbeitgeber eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt. Das gilt, wenn die Abmahnung rechtlich fehlerhaft ist oder der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an ihrer Aufbewahrung hat.

Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses muss man die Rechtslage gesondert prüfen. Entscheidend bleiben der konkrete Zweck der Aufbewahrung und datenschutzrechtliche Anforderungen.

Anspruch während des Arbeitsverhältnisses

Eine Abmahnung muss aus der Personalakte entfernt werden, wenn sie den Vorwurf nicht klar genug beschreibt, falsche Tatsachen enthält, das Verhalten rechtlich falsch bewertet oder unverhältnismäßig ist. Das Bundesarbeitsgericht nennt diese Gründe als Maßstab für den Entfernungsanspruch (BAG, Urteil vom 19. Juli 2012, 2 AZR 782/11).

Auch eine zunächst berechtigte Abmahnung muss nicht dauerhaft in der Personalakte bleiben. Der Arbeitgeber darf sie nur aufbewahren, solange ein nachvollziehbares Interesse besteht. Dabei kommt es auf den Wortlaut der Abmahnung, den gerügten Pflichtverstoß und die weitere Entwicklung des Arbeitsverhältnisses an.

Die Warnwirkung ist nur ein Gesichtspunkt. Verliert die Abmahnung nach längerer beanstandungsfreier Beschäftigung ihre Bedeutung für eine spätere Kündigung, entsteht daraus nicht automatisch ein Entfernungsanspruch. Der Arbeitgeber kann weiterhin ein berechtigtes Interesse daran haben, den Vorgang zu dokumentieren. Eine allgemeine Regel, nach der Abmahnungen nach zwei Jahren gelöscht werden müssen, gibt es nicht.

Löschung nach dem Ausscheiden

Nach Ende des Arbeitsverhältnisses beurteilen Gerichte Entfernungs- und Löschansprüche unterschiedlich. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen entschied 2021, dass regelmäßig kein arbeitsrechtlicher Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte besteht. Andere veröffentlichte Entscheidungen und Einschätzungen leiten aus der Datenschutz-Grundverordnung weitergehende Löschpflichten ab, wenn der Arbeitgeber die personenbezogenen Daten nicht mehr für einen konkreten Zweck benötigt.

Deshalb muss man die Regeln des Arbeitsrechts und des Datenschutzrechts getrennt prüfen. Entscheidend ist insbesondere, ob der Arbeitgeber die Abmahnung noch braucht, etwa zur Abwehr oder Durchsetzung konkreter Ansprüche. Ohne fortbestehenden Aufbewahrungszweck spricht das Datenschutzrecht eher für eine Löschung. Eine pauschale Frist gibt es jedoch nicht.

Das BAG-Urteil vom 17. Oktober 2024, 8 AZR 215/23 betrifft die Voraussetzungen für einen Schadensersatzanspruch nach der Datenschutz-Grundverordnung. Es entscheidet nicht abschließend, wann Arbeitgeber eine Abmahnung nach dem Ausscheiden löschen müssen. Daraus folgt weder eine automatische Löschung noch ein Recht auf unbegrenzte Aufbewahrung.

Häufige Fragen zur Abmahnung

Muss ich sofort klagen?

Nein. Gegen eine Abmahnung musst du grundsätzlich nicht sofort klagen. Bei einer späteren schriftlichen Kündigung gilt dagegen die dreiwöchige Frist für eine Kündigungsschutzklage.

Sind drei Abmahnungen nötig?

Nein. Eine feste Zahl von Abmahnungen gibt es nicht. Ob vor einer Kündigung eine Abmahnung ausreicht oder eine weitere erforderlich ist, hängt vor allem von Art und Schwere des Pflichtverstoßes sowie den Umständen des Arbeitsverhältnisses ab.

Kann Krankheit abgemahnt werden?

Die Erkrankung selbst ist grundsätzlich kein steuerbares Fehlverhalten und deshalb kein Abmahnungsgrund. Anders kann es bei Verstößen gegen die Pflicht sein, die Arbeitsunfähigkeit rechtzeitig mitzuteilen oder nachzuweisen. Dafür gelten die Vorgaben des § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz.

Verschwindet sie nach zwei Jahren?

Nein. Eine Abmahnung wird nicht automatisch nach zwei Jahren aus der Personalakte entfernt. Ob sie noch eine Warnfunktion erfüllt oder der Arbeitgeber sie weiter dokumentieren darf, hängt vom Einzelfall ab.

Muss sie nach dem Ausscheiden weg?

Das lässt sich nicht allgemein beantworten. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses kommt es darauf an, worauf sich ein Entfernungsanspruch stützt und ob der Arbeitgeber noch einen nachvollziehbaren Grund für die Aufbewahrung hat. Allein das Ausscheiden führt nicht zur automatischen Löschung.

Kann dieselbe Sache zur Kündigung führen?

Mit einer Abmahnung verzichtet der Arbeitgeber regelmäßig darauf, allein wegen des darin gerügten Vorfalls zu kündigen. Das gilt für die bekannten Tatsachen, auf die sich die Abmahnung bezieht. Weitere oder erst später bekannt gewordene Umstände müssen getrennt bewertet werden (BAG, 2 AZR 217/15).

Kernaussagen

• Prüfe den konkreten Vorwurf: Eine Abmahnung muss das beanstandete Verhalten benennen, eine bestehende Pflicht betreffen und klar sagen, welches Verhalten künftig erwartet wird. Sie warnt vor Folgen, wenn sich ein vergleichbarer Verstoß wiederholt.
• Sichere Belege und halte deine Sicht fest: Bewahre das Schreiben auf, gleiche den Vorwurf mit Dienstplänen oder Nachrichten ab und verlange bei Bedarf Einsicht in die Personalakte. Eine sachliche Gegendarstellung kannst du zur Personalakte geben lassen.
• Trenne Abmahnung und Kündigung: Eine Abmahnung beendet das Arbeitsverhältnis nicht und macht eine spätere Kündigung nicht automatisch wirksam. Es gibt weder eine feste Zahl notwendiger Abmahnungen noch ein allgemeines Ablaufdatum.
• Beachte die Fristen getrennt: Für eine Abmahnung gilt keine allgemeine Zweiwochenfrist. Nach einer schriftlichen Kündigung läuft dagegen grundsätzlich eine dreiwöchige Frist für die Kündigungsschutzklage.

FAQ

Muss eine Abmahnung schriftlich sein?

Nein. Auch eine mündliche Abmahnung kann wirksam sein. Bei einem Schreiben lässt sich später leichter nachweisen, welche Vorwürfe und Warnungen der Arbeitgeber ausgesprochen hat.

Wie reagiere ich auf eine Abmahnung?

Bewahre das Schreiben auf und prüfe den Vorwurf anhand deiner Erinnerung und vorhandener Unterlagen, etwa Dienstplänen oder Nachrichten. Du kannst Einsicht in deine Personalakte verlangen und eine eigene Erklärung zur Akte geben lassen.

Muss ich sofort gegen die Abmahnung klagen?

Nein. Eine allgemeine Pflicht zur sofortigen Klage gibt es nicht. Bei einer späteren schriftlichen Kündigung gilt für eine Kündigungsschutzklage grundsätzlich eine Frist von drei Wochen ab Zugang.

Sind vor einer Kündigung immer drei Abmahnungen nötig?

Nein. Es gibt keine feste Zahl erforderlicher Abmahnungen. Ob eine weitere Warnung nötig ist oder eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung infrage kommt, hängt von der Pflichtverletzung und den Umständen des Einzelfalls ab.

Kann mein Arbeitgeber mich wegen einer Krankheit abmahnen?

Die Erkrankung selbst ist grundsätzlich kein steuerbares Fehlverhalten. Ein möglicher Verstoß gegen die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen oder nachzuweisen, muss davon getrennt geprüft werden.

Läuft eine Abmahnung nach zwei Jahren automatisch ab?

Nein. Für Abmahnungen gibt es keine allgemeine automatische Löschfrist. Ob sie aus der Personalakte entfernt werden muss, hängt unter anderem davon ab, ob der Arbeitgeber noch ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation hat.

Kann mein Arbeitgeber wegen desselben Vorfalls erst abmahnen und später kündigen?

Mit einer Abmahnung verzichtet der Arbeitgeber regelmäßig darauf, allein wegen der darin genannten Gründe zu kündigen. Zusätzliche oder erst später bekannt gewordene Umstände müssen gesondert bewertet werden.

Muss eine Abmahnung nach meinem Ausscheiden gelöscht werden?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses hängt die Beurteilung unter anderem von der Anspruchsgrundlage und dem Zweck der weiteren Aufbewahrung ab.